arbodienst behalen: stappenplan van A tot Z

Een arbodienst ‘behalen’ klinkt alsof je een level haalt in een spel, maar in de praktijk komt het erop neer dat je als werkgever een verplichte basiscontract moet regelen voor je bedrijf. In dit artikel lees je precies hoe je dit stap voor stap regelt, zonder dat je verdwaalt in juridisch jargon.

Waarom heb je dit eigenlijk nodig?

Sinds 2017 is het voor elke werkgever in Nederland verplicht om een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts te hebben. Dit is niet zomaar een papieren tijger; het is bedoeld om werknemers te beschermen en ziekte te voorkomen. Een gemiddelde zieke werknemer kost een bedrijf volgens TNO ongeveer 250 euro per dag. Door goed preventief beleid te voorkomen, bespaar je dus veel geld en leed.

Je sluit dit contract niet alleen. De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet instemmen met de inhoud. Dit zorgt ervoor dat de plannen niet alleen goed zijn voor de baas, maar ook voor de werknemers.

Stap 1: Bepaal wat je echt nodig hebt

Voordat je zomaar een offerte aanvraagt, moet je weten wat je bedrijf nodig heeft. Een klein kantoor met vijf mensen heeft andere behoeften dan een bouwbedrijf met vijftig man. Vraag je af: welke risico’s lopen mijn werknemers?

Denk aan fysieke klachten door zwaar tillen, mentale stress door hoge werkdruk, of RSI door computerwerk. Je hoeft niet alles zelf te verzinnen; er zijn standaard lijsten en risico-inventarisaties die je hierbij helpen.

Stap 2: De markt verkennen

Er zijn veel verschillende aanbieders. Je hebt grote landelijke spelers, maar ook kleinere regionale arbodiensten. Sommigen bieden alles in één pakket aan, anderen laten je losse diensten inkopen.

Vraag bij minimaal drie verschillende arbodiensten een offerte aan. Zorg dat je duidelijk vertelt wat je zoekt. Een offerte is pas nuttig als je hem kunt vergelijken.

Stap 3: De offerte kritisch bekijken

Als de offertes binnen zijn, leg ze dan naast elkaar. Kijk niet alleen naar de prijs. Een goedkope dienst die weinig doet, is uiteindelijk duurder omdat je risico’s niet goed afgedekt zijn.

Check of de volgende dingen in de offerte staan:

• Wie is je vaste bedrijfsarts?
• Hoe snel kun je terecht voor een afspraak?
• Wat zit er precies in het pakket? Denk aan spreekuren, risico-inventarisaties en begeleiding bij ziekte.
• Zijn er extra kosten voor trainingen of workshops?

Stap 4: Het basiscontract opstellen

Zodra je een keuze hebt gemaakt, ga je het contract opstellen. Dit basiscontract is wettelijk verplicht. Het moet duidelijk maken welke taken je uitbesteedt aan de arbodienst.

Belangrijke elementen in het contract zijn:

• De beschrijving van de diensten (bijvoorbeeld: spreekuur elke dinsdag).
• De prijsafspraak (vast bedrag per jaar of per medewerker).
• De looptijd van het contract (meestal 1 of 3 jaar).
• De afspraken over kwaliteit (bijvoorbeeld dat de arts gecertificeerd is).

Het is slim om een bijlage toe te voegen met een gedetailleerde omschrijving van de te leveren inspanningen. Zo voorkom je discussies later.

Stap 5: Instemming van de OR of PVT

Je hebt een plan, maar nu moet je het nog bespreken met de medezeggenschap. De OR of PVT moet instemmen met het basiscontract. Zij kijken vooral naar de belangen van de werknemers.

Bereid deze bespreking goed voor. Leg uit waarom je voor deze arbodienst hebt gekozen en wat de voordelen zijn voor de werknemers. Wees open over de kosten en de kwaliteit. Als er bezwaren zijn, probeer die dan samen op te lossen.

Stap 6: De handtekening en start

Als iedereen akkoord is, onderteken je het contract. De arbodienst zal vaak een startgesprek plannen. Hierin worden de eerste afspraken gemaakt, zoals wanneer de bedrijfsarts voor het eerst langskomt.

Zorg dat je intern communiceert naar je werknemers dat de nieuwe arbodienst gestart is. Geef aan hoe ze een afspraak kunnen maken en wat ze kunnen verwachten.

Stap 7: De kwaliteit bewaken

Je contract is getekend, maar het werk is niet klaar. Je moet de kwaliteit van de dienstverlening blijven volgen. Spreek bijvoorbeeld af dat je elk kwartaal kort overlegt met de bedrijfsarts of de accountmanager van de dienst.

Check of de afgesproken dienstverlening ook daadwerkelijk geleverd wordt. Komt de arts op tijd? Worden rapportages snel verstuurd? Als dit niet klopt, moet je hierover contact opnemen.

Wat als je bedrijf groeit?

Een arbodienst is geen statisch iets. Als je bedrijf groeit of juist krimpt, veranderen je behoeften. Misschien heb je ineens meer behoefte aan psychische begeleiding of aan specifieke keuringen voor nieuwe functies.

Pas je contract hierop aan. De meeste arbodiensten zijn flexibel en kunnen diensten toevoegen of schrappen. Let wel op de opzegtermijn; die staat meestal in je contract.

De kosten in 2025

Veel werkgevers vragen zich af wat dit allemaal gaat kosten. De prijzen variëren enorm. Sommige diensten rekenen een vast bedrag per jaar, andere werken met een prijs per medewerker.

Naast het basiscontract zijn er vaak extra kosten voor dingen als een RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie) of specifieke trainingen. Het is slim om een budget vrij te maken voor deze bijkomende kosten. Wil je weten wat de totale impact is op je begroting? Lees dan verder over Hoeveel kost Arbowet in 2025?.

De relatie met je RI&E

Je arbodienst is onlosmakelijk verbonden met je RI&E. De RI&E is de basis voor alles wat je doet op het gebied van veiligheid en gezondheid. Je arbodienst kan je helpen bij het opstellen of controleren van deze lijst.

Een goede RI&E zorgt ervoor dat je weet waar de risico’s zitten. Op basis daarvan kun je gerichte acties ondernemen. Dit is niet alleen verplicht, het werkt ook enorm efficiënt.

Wil je hier meer over weten? Bekijk dan Alles over RI&E en Arbobeleid: de complete gids voor 2025.

Werkplekonderzoek: een concreet voordeel

Een veelgehoorde klacht is pijn aan de rug, nek of polsen. Dit ontstaat vaak door een slechte werkplek. Een arbodienst kan een werkplekonderzoek doen, zowel op kantoor als in de praktijk.

Dit onderzoek levert vaak meer op dan je denkt. Minder ziekteverzuim en een hogere productiviteit zijn de belangrijkste resultaten. Het is een investering die zichzelf snel terugverdient. Lees hier meer over de concrete opbrengsten: Wat levert werkplekonderzoek je bedrijf concreet op?.

De rol van een arbocoordinator

In grotere bedrijven is het soms handig om een speciale coördinator aan te wijzen. Dit is de schakel tussen de werknemers, het management en de arbodienst.

Deze persoon houdt zich bezig met de dagelijkse praktijk van het arbobeleid. Denk aan het plannen van spreekuren, het bijhouden van verzuimcijfers en het organiseren van preventie-activiteiten. Dit is een verantwoordelijke functie die veel kennis vergt.

Wil je je hierin specialiseren? Er zijn opleidingen die je kunt volgen. Kijk eens naar de mogelijkheden om een arbocoordinator te behalen om je kennis op peil te brengen.

Veelgestelde vragen

Is een arbodienst verplicht?
Ja, voor bijna alle werkgevers in Nederland is het verplicht om een basiscontract te hebben met een arbodienst of bedrijfsarts.

Mag ik mijn eigen bedrijfsarts kiezen?
Ja, je bent vrij om een arbodienst of bedrijfsarts te kiezen. Wel moet de arts voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen en geregistreerd staan in het register.

Wat als ik geen contract heb?
Als werkgever riskeer je een boete van de Inspectie SZW als je geen geldig basiscontract hebt. Daarnaast loop je het risico dat je bij ziekte of ongevallen niet goed bent ondersteund.

Checklist voor de werkgever

Om het je makkelijk te maken, hieronder een korte samenvatting van wat je moet doen. Dit is geen officiële checklist, maar een handig overzicht.

• Stap 1: inventariseer de risico’s in je bedrijf.
• Stap 2: vraag offertes aan bij minimaal drie arbodiensten.
• Stap 3: vergelijk de offertes op kwaliteit en prijs.
• Stap 4: kies een dienst en stel het basiscontract op.
• Stap 5: bespreek het contract met de OR of PVT en krijg instemming.
• Stap 6: teken het contract en start de samenwerking.
• Stap 7: evalueer regelmatig of de dienstverlening nog voldoet.

Conclusie

De arbodienst behalen is eigenlijk het regelen van een solide basiscontract. Het is een verplichting, maar vooral een kans om je bedrijf gezonder en veiliger te maken. Door kritisch te kijken naar offertes en de samenwerking goed te man