EcoVadis: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
EcoVadis: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
Als je net een uitnodiging in je mailbox hebt gevonden voor een EcoVadis-beoordeling, is de eerste vraag die je waarschijnlijk stelt: "Hoeveel gaat mij dit kosten?" en "Hoe lang ben ik hiermee bezig?" Het korte antwoord is dat de kosten variëren van enkele honderden tot duizenden euros per jaar, en de doorlooptijd meestal tussen de 4 en 12 weken ligt. Maar dat vertelt je natuurlijk niet het hele verhaal.
De exacte prijs hangt af van de grootte van je bedrijf, het land waar je gevestigd bent en de specifieke abonnementsvorm die je kiest. Een klein bedrijf met 10 medewerkers betaalt heel anders dan een grote organisatie met 500 werknemers. In dit artikel duiken we dieper in op de cijfers, de tijdlijnen en geven we je een duidelijk beeld van wat je kunt verwachten.
Waarom is er geen vast prijskaartje?
Veel bedrijven zoeken naar een simpele prijslijst, maar die bestaat eigenlijk niet. EcoVadis berekent de kosten op basis van een aantal belangrijke factoren. Het is niet zomaar een "one size fits all" abonnement. Je betaalt voor de toegang tot het platform en de beoordeling van je duurzaamheidsprestaties.
De drie grootste factoren die de prijs bepalen, zijn:
- Land van herkomst: De kosten verschillen per regio. Een bedrijf in Nederland betaalt andere tarieven dan een bedrijf in bijvoorbeeld Frankrijk of Duitsland, zelfs als ze even groot zijn.
- Aantal werknemers: Dit is de belangrijkste schakeling. EcoVadis gebruikt categorieën, van extra klein (XS) tot zeer groot (XL).
- Type abonnement: Er zijn verschillende niveaus, zoals Standard, Advanced en Premium. Elk niveau biedt meer functionaliteiten en ondersteuning.
Stel je voor dat je een klein consultancybureau bent met 15 mensen. Je valt in de categorie 'Extra Small'. Je kosten zullen aan de onderkant van de scale liggen. Ben je daarentegen een productiebedrijf met 800 medewerkers? Dan kom je in de categorie 'Large' en schiet de prijs omhoog.
De kosten: een realistische inschatting
Hoewel we geen exacte bedragen kunnen noemen die voor iedereen gelden, kunnen we wel een beeld schetsen op basis van de huidige markt en informatie van EcoVadis. Laten we kijken naar de bedrijfsgroottes.
De categorieën: van XS tot XL
EcoVadis deelt bedrijven in op basis van het aantal werknemers. Dit is hoe het er vaak uitziet (let op: dit zijn indicaties):
- Extra Small (XS): Tot 25 werknemers. Dit is vaak de goedkoopste categorie. Ideaal voor startups en kleine bureaus.
- Small (S): 26 tot 100 werknemers. Een stapje hoger, vaak nog steeds betaalbaar voor groeiende bedrijven.
- Medium (M): 101 tot 500 werknemers. Hier worden de bedragen serieuzer. Dit is een veelvoorkomende categorie voor het middenbedrijf.
- Large (L): 501 tot 1000 werknemers. Een significant bedrag per jaar.
- Extra Large (XL): 1000+ werknemers. De hoogste prijsklasse, vaak met specifieke enterprise-oplossingen.
Voor een jaarabonnement in Nederland kan de prijs voor een klein bedrijf (XS) beginnen bij enkele honderden euros. Voor een groot bedrijf (L) kunnen de kosten makkelijk oplopen tot een paar duizend euro per jaar. Het is slim om direct op de EcoVadis website een offerte aan te vragen om een accuraat bedrag te krijgen.
Gratis of betaald?
Er is een verschil tussen een gratis 'score' en een betaald abonnement. Als je voor het eerst wordt uitgenodigd door een klant, krijg je vaak een gratis toegang tot de vragenlijst. Je kunt de vragen invullen en een score krijgen. Echter, om deze score te delen met meerdere klanten of om gebruik te maken van extra tools, heb je een betaald abonnement nodig.
Denk hierbij aan het downloaden van het certificaat of het actief monitoren van je leveranciers. De gratis proefperiode duurt maximaal 6 weken of tot het moment dat je de vragenlijst indient.
De doorlooptijd: hoe lang duurt het traject?
Naast de kosten is de tijd een belangrijke factor. Niemand wil maandenlang bezig zijn met een assessment. De totale doorlooptijd hangt af van twee fasen: het invullen van de vragenlijst en de evaluatie door EcoVadis.
Fase 1: Het invullen van de vragenlijst
Zodra je de uitnodiging krijgt, start de klok. Je hebt meestal 4 tot 6 weken de tijd om de vragenlijst in te vullen. Dit klinkt kort, maar het is net een marathon: je moet bewijsmateriaal verzamelen.
Denk aan:
- Bedrijfsreglementen.
- Gegevens over energieverbruik.
- Beleid rondom mensenrechten.
- Corruptiebeleid.
Als je deze documenten niet paraat hebt, kan dit proces langer duren. Het is verstandig om dit intern goed te plannen.
Fase 2: De evaluatie door EcoVadis
Nadat je op 'verzenden' hebt gedrukt, begint het echte werk voor EcoVadis. Zij gaan jouw antwoorden en bewijsstukken beoordelen. Dit duurt meestal 4 tot 6 weken. In deze periode kunnen ze contact met je opnemen voor extra informatie of verduidelijking.
De totale doorlooptijd van start tot het ontvangen van je score is dus ongeveer 8 tot 12 weken. Als je snel bent met het aanleveren van documenten, kun je dit soms inkorten tot 6 weken totale tijd.
Wat zit er allemaal in een abonnement?
Als je betaalt, wil je weten wat je krijgt. EcoVadis biedt verschillende pakketten aan. Over het algemeen geldt: hoe duurder het abonnement, hoe meer functionaliteiten.
Standard (of Basis):
Dit is het入门-niveau. Je krijgt toegang tot de vragenlijst, ontvangt een scorecard en kunt zien waar je staat. Dit is vaak voldoende voor bedrijven die alleen willen voldoen aan de eisen van één klant.
Advanced (of Geavanceerd):
Hier krijg je meer tools bij. Denk aan de mogelijkheid om je score te benchmarken tegen peers (andere bedrijven in jouw sector). Ook krijg je vaak meer begeleiding en de optie om meerdere medewerkers toegang te geven.
Premium (of Volledig):
Dit is het topniveau. Het omvat alles: uitgebreide ondersteuning, monitoring van je leveranciers, en geavanceerde rapportage tools. Dit is vooral interessant voor grote bedrijven die hun hele toeleveringsketen in de gaten willen houden.
Je kunt de functies vergelijken op de EcoVadis website, maar bedenk goed wat je echt nodig hebt. Soms is een duurder abonnement niet nodig als je alleen maar een certificaat wilt uploaden.
Stappenplan: zo begin je goed voorbereid
Het voorbereiden van je EcoVadis beoordeling kan het verschil maken tussen een snelle score en een langdurige strijd. Volg deze stappen om tijd en geld te besparen.
Stap 1: Verzamel je documenten
Begin niet met invullen voordat je je documenten hebt. EcoVadis vraagt om 'hard evidence'. Zorg dat je beleidsdocumenten hebt over:
- Milieu (energie, water, uitstoot).
- Arbeidsomstandigheden (veiligheid, diversiteit).
- Ethiek (anti-corruptie, eerlijke concurrentie).
- Duurzaam inkopen (leveranciersbeleid).
Heb je dit niet? Dan loop je het risico punten te verliezen.
Stap 2: Wijs een interne eigenaar aan
Zorg dat één persoon verantwoordelijk is. Dit voorkomt verwarring. Deze persoon coördineert de input van verschillende afdelingen (HR, Operations, Inkoop).
Stap 3: Vul de vragenlijst in
Wees eerlijk en consistent. Het systeem is slim en kan tegenstrijdigheden ontdekken. Gebruik de 4 tot 6 weken die je hebt om alles zorgvuldig in te vullen.
Stap 4: Wachten op feedback
Na indiening wacht je op de score. Gebruik deze tijd om alvast na te denken over verbeteringen, ongeacht de uitkomst.
De relatie met CO2 en ketenanalyse
EcoVadis kijkt naar veel onderwerpen, maar duurzaamheid en klimaat zijn steeds belangrijker. Veel bedrijven die een EcoVadis score willen, worden ook gevraagd om hun CO2-uitstoot te meten. Dit is waar specifieke CO2-tools en -normen om de hoek komen kijken.
Als je bedrijf groeit en je wilt echt stappen maken, is het vaak logisch om verder te kijken dan alleen de EcoVadis vragenlijst. Veel bedrijven combineren EcoVadis met andere frameworks die zich specifiek op klimaat richten. Denk aan de CO2-Prestatieladder. Dit is een handig hulpmiddel om je emissies in kaart te brengen en te verlagen. Wil je weten hoe dit precies werkt en wat de voordelen zijn voor 2025? Dan is het slim om Alles over CO2-Prestatieladder: de complete gids voor 2025 even te lezen.
Het combineren van verschillende certificeringen kan in het begin ingewikkeld lijken, maar het zorgt uiteindelijk voor een sterker verhaal naar je klanten.
Wanneer is een ketenanalyse nodig?
Een veelgestelde vraag is of je een uitgebreide ketenanalyse moet doen voor EcoVadis. EcoVadis vraagt zeker om inzicht in je toeleveranciers, maar de diepgang verschilt. Soms is het voldoende om een beleid te hebben, soms moet je daadwerkelijk data aanleveren.
Als je bedrijf in een sector zit waar de keten cruciaal is (bijvoorbeeld bouw of retail), dan is een grondige analyse vaak nodig. Je kunt je afvragen: Is ketenanalyse CO2 verplicht voor jouw bedrijf? Dit hangt af van je sector en klanteisen. Als het niet verplicht is, kan het wel een slimme zet zijn.
Een goede ketenanalyse levert je namelijk meer op dan alleen een vinkje. Het geeft je inzicht in risico's en besparingen. Lees hier meer over in: Wat levert ketenanalyse CO2 je bedrijf concreet op?.
De stap naar trede 5
Veel bedrijven die starten met EcoVadis willen uiteindelijk de hoogste trede van de CO2-Prestatieladder behalen. Dit is een logische ontwikkeling. Het laat zien dat je niet alleen meet, maar ook daadwerkelijk verduurzaamt.
Om trede 5 te behalen, moet je heel secuur te werk gaan. Het vereist een ijzersterke administratie en actieve begeleiding van je leveranciers. Dit is vaak een grotere stap dan alleen een EcoVadis beoordeling. Er zijn stappenplannen nodig die van A tot Z gaan. Als je hierover nadenkt, is het verstandig om je te verdiepen in CO2-Prestatieladder trede 5 behalen: stappenplan van A tot Z. Dit geeft je een duidelijke roadmap.
Het combineert de breedte van EcoVadis met de diepte van een CO2-ladder. Hoewel het twee verschillende systemen zijn, sluiten ze elkaar niet uit. Integendeel, ze versterken elkaar.
Praktische tips om kosten te besparen
Je wilt natuurlijk niet te veel betalen. Hoewel de prijzen vastliggen op basis van je bedrijfsgrootte, zijn er manieren om efficiënt te werken:
- Gebruik de gratis proefperiode slim: Als je net begint, gebruik dan de 6 weken om te zien of je alle data hebt. Haast je niet.
- Overweeg je abonnementsniveau: Heb je echt het Premium-pakket nodig? Voor veel bedrijven is Standard of Advanced voldoende. Check de functies goed.
- Voorkom herstelwerk: Als je score laag is omdat je documenten mist, moet je vaak een jaar wachten om opnieuw te meten. Goede voorbereiding bespaart je een jaar wachten.
- Interne kennis opbouwen: In plaats van dure consultants in te huren voor elke vraag, kun je intern een medewerder opleiden. Dit betaalt zich op de lange termijn terug.
Conclusie: investeer verstandig
De kosten en doorlooptijd van EcoVadis zijn variabel, maar voorspelbaar. Voor kleine bedrijven is het een relatief kleine investering met een snelle doorlooptijd. Voor grote organisaties is het een serieuze kostenpost die onderdeel uitmaakt van de totale compliance-strategie.
Onthoud dat EcoVadis geen doel op zich is, maar een middel. Het helpt je om inzicht te krijgen in je duurzaamheidsprestaties en om te concurreren in een markt waar steeds meer vraag is naar groene credentials.
Door je goed voor te bereiden, realistische verwachtingen te hebben over de tijdlijn en de juiste abonnementsvorm te kiezen, haal je het meeste uit je investering. Of je nu kiest voor een simpele score of een uitgebreide certificering, het begint bij weten wat je wilt en hoeveel je ervoor over hebt.