Hoe bereid je je voor op EcoVadis?

Je klant vraagt om een EcoVadis-score en je weet direct dat het menens is. Dit is niet zomaar een invulformulier; het is een graadmeter voor hoe jouw bedrijf omgaat met mens, milieu en eerlijk zaken doen. De deadline voelt dichtbij, de vragenlijst ziet er ingewikkeld uit en je vraagt je af: waar moet ik beginnen?

Goed nieuws: voorbereiden op EcoVadis is prima te doen, zelfs als je net begint met duurzaamheid. Het draait allemaal om logisch nadenken, goede documenten verzamelen en een beetje structuur. In dit artikel lees je hoe je het hoofd koel houdt en een score behaalt waar je trots op kunt zijn.

Wat is EcoVadis eigenlijk?

Voordat je in het diepe springt, is het handig om te weten wat er achter de schermen gebeurt. EcoVadis is een platform dat de duurzaamheidsprestaties van bedrijven meet. Denk aan een soort keurmerk, maar dan specifiek voor de manier waarop je inkoopt, hoe je met je personeel omgaat en hoe je je ecologische voetafdruk vermindert.

Je krijgt een vragenlijst die bestaat uit vier thema’s: Milieu, Arbeidsomstandigheden, Ethiek en Verantwoord Inkopen. Elk thema vraagt om bewijs. Je kunt niet alleen zeggen dat je duurzaam bent; je moet het laten zien met beleidsstukken, rapporten of certificaten. De beoordelaar (een expert bij EcoVadis) kijkt kritisch naar wat je instuurt en geeft punten. Het resultaat is een score die je kunt delen met je klanten.

Stap 1: Begrijp de vragenlijst voordat je start

Veel bedrijven maken de fout om direct te beginnen met invullen zonder de vragenlijst echt te lezen. Doe dit niet. Lees eerst rustig door welke informatie er gevraagd wordt. De vragenlijst is geen examen waar je zakken of slaagt; het is een moment om je eigen bedrijfsvoering tegen het licht te houden.

De vragen zijn vaak gestandaardiseerd. Dat betekent dat je antwoorden vergeleken worden met die van andere bedrijven in jouw sector. Wees dus eerlijk. Als je iets nog niet doet, is dat prima. Je kunt aangeven dat je dit in de toekomst wilt oppakken. Dit wordt gezien als "potentieel voor verbetering".

Stap 2: Verzamel je bewijsmateriaal

Dit is waar het echte werk begint. EcoVadis vraagt om bewijs. Zonder bewijs tellen je antwoorden niet mee voor de score. Je hebt drie soorten documenten nodig:

• Beleidsstukken: Schriftelijke regels die binnen je bedrijf gelden. Bijvoorbeeld een anti-corruptiebeleid of een milieubeleid.
• Activiteitenverslagen: Concrete voorbeelden van wat je doet. Denk aan een verslag van een CO2-reductietraject of een overzicht van je vrijwilligerswerk.
• Meetbare resultaten: Cijfers. Hoeveel CO2 stoot je uit? Hoeveel vrouwen werken er in managementfuncties? Hoeveel geld geef je uit aan lokale leveranciers?

Een veelgemaakte fout is het uploaden van onleesbare documenten. Zorg dat je PDF’s netjes zijn, dat de data klopt en dat het relevant is voor de vraag. Een jaarverslag van drie jaar geleden is vaak te oud. Probeer altijd het meest recente jaar te gebruiken.

Stap 3: Richt je interne processen in

Je kunt dit niet alleen. Als je een eenmanszaak bent, ben je alles zelf verantwoordelijk. Maar als je werkt met een team, moet je weten wie wat doet. Wie beheert de personeelsdossiers? Wie weet de cijfers van het energieverbruik?

Zorg dat je weet wie in je bedrijf de "eigenaar" is van elk thema. Zonder deze interne structuur blijf je zoeken naar documenten en dat kost tijd. Tijd die je vaak niet hebt als de deadline nadert.

Stap 4: De vier pijlers onder de loep

Laten we dieper ingaan op de vier thema’s. Dit helpt je om de juiste informatie bij elkaar te zoeken.

Milieu

Hier gaat het over je ecologische voetafdruk. Je hoeft geen expert te zijn, maar je moet laten zien dat je nadenkt over impact. Denk aan energieverbruik, watergebruik en afvalmanagement. Als je geen metingen hebt, begin dan klein. Schaf een energiecontract met groene stroom af of start met scheiden van afval.

Wil je echt scoren op milieubeheer? Dan is het slim om na te denken over je uitstoot in de hele keten. Dit is vaak een complex onderdeel voor bedrijven. Er zijn diverse tools en methodieken om je hierbij te helpen. Een veelgebruikte Nederlandse methodiek is de Alles over CO2-Prestatieladder: de complete gids voor 2025. Dit helpt je niet alleen bij EcoVadis, maar ook bij het voldoen aan andere eisen.

Arbeidsomstandigheden

Dit thema draait om de veiligheid en het welzijn van je medewerkers. Heb je een arbodienst? Zijn er ongevallen gebeurd en hoe heb je die afgehandeld? Denk ook aan diversiteit en inclusie. Bedrijven die laten zien dat ze werken aan een veilige en eerlijke werkomgeving, scoren hier vaak beter.

Een concreet voorbeeld: een bedrijf dat een 'gezondheid en veiligheid' beleid heeft opgesteld en dit jaarlijks evalueert met de werknemers. Dat laat zien dat het niet alleen op papier staat, maar dat het leeft in de organisatie.

Ethiek

Hier gaat het om integriteit. Denk aan anti-corruptie, mededingingsrecht en privacy. Heb je een klachtenprocedure? Weet je medewerkers hoe ze anoniem een misstand kunnen melden?

Veel MKB-bedrijven denken: "Wij zijn te klein voor corruptie." Toch is een simpel 'gedragscode' document vaak al voldoende om aan te tonen dat je hierover nadenkt. Het gaat om het bewijs dat je beleid hebt en dat je medewerkers hierover geïnformeerd zijn.

Verantwoord inkopen

Dit is vaak het lastigste thema voor bedrijven die net beginnen. Het gaat over hoe jij je leveranciers selecteert. Vraag je wel eens naar de arbeidsomstandigheden bij je leveranciers? Kies je voor lokale partijen om transport te beperken?

Je hoeft niet alle leveranciers in één keer te screenen. Begin met je top 5 grootste leveranciers. Vraag hen naar hun eigen duurzaamheidsbeleid. Als ze hier al iets over hebben, kun je dit gebruiken als bewijsmateriaal.

Stap 5: De rol van data en cijfers

EcoVadis is een platform dat graag cijfers ziet. Alleen een beleidsverklaring is vaak niet genoeg. Je moet kunnen meten wat je doet.

Stel je voor: je wilt je CO2-uitstoot verminderen. Je kunt wel zeggen dat je het gaat doen, maar wat is je basissituatie? Om serieus genomen te worden, moet je weten wat je scope 1, 2 en 3 emissies zijn. Scope 1 en 2 zijn vaak makkelijker te meten (eigen brandstof, gekochte energie), maar scope 3 (alles wat in je keten gebeurt) is complexer.

Veel bedrijven vragen zich af of ze verplicht zijn om dit te doen. Hoewel EcoVadis een vrijwillige beoordeling is, worden de eisen van klanten steeds strenger. Het is goed om te weten waar je aan toe bent. Lees hier meer over in Is scope 2 emissies verplicht voor jouw bedrijf?. Dit geeft je inzicht in de wettelijke kaders die hier soms achter zitten.

Stap 6: De inzendingsfase

Als je alle documenten hebt verzameld, is het tijd om de antwoorden in te vullen in het EcoVadis-portaal. Wees hier duidelijk en bondig.

Een goede tip: gebruik de "actieplannen" functie. Als je ergens nog niet aan voldoet, schrijf dan een kort plan hoe je dit de komende 12 maanden gaat oplossen. EcoVadis waardeert het enorm als je laat zien dat je een trajectory hebt uitgestippeld, zelfs als je nu nog niet perfect bent.

Zorg dat de bewijsstukken die je upload corresponderen met je antwoorden. Geen lange lappen tekst waar de beoordelaar doorheen moet ploeteren. Korte, krachtige documenten die direct laten zien wat je doet.

Stap 7: Na de beoordeling

Je hebt je dossier ingediend en nu is het wachten. De beoordeling duurt meestal enkele weken. Als je de score ontvangt, kijk dan kritisch naar de feedback.

EcoVadis geeft aan waar je punten verliest en waar je ze wint. Als je een lage score haalt, betekent dit niet dat je faalt. Het betekent dat er ruimte is voor groei. Gebruik deze feedback om je interne processen te verbeteren.

Denk bijvoorbeeld na over de validiteit van je documenten. Een CO2-communicatieplan heeft een bepaalde geldigheidsduur. Als je deze niet verlengt, kan dit je score beïnvloeden. Bekijk daarom hoe lang zo'n plan geldig is en hoe je dit kunt verlengen via Hoe lang is CO2-communicatieplan geldig en hoe verleng je het?.

Praktische tips voor een soepel proces

Om het je makkelijker te maken, hier een paar tips die het verschil maken tussen een middelmatige score en een top score:

1. Start op tijd: Begin minimaal 2 maanden voor de deadline. Het verzamelen van documenten duurt altijd langer dan je denkt.
2. Check je leveranciers: Voor het thema Verantwoord Inkopen is een ketenanalyse essentieel. Als je niet weet wat je leveranciers doen, kun je ook geen score halen. Lees hier hoe je dit aanpakt: Praktische tips voor een succesvolle ketenanalyse CO2.
3. Wees consistent: Zorg dat de data in je verschillende documenten overeenkomt. Als je in één document 10 ton CO2 uitstoot en in een ander 50 ton, roept dit vragen op.
4. Focus op de kern: Je hoeft niet alles perfect te hebben. Focus je op de thema’s die het meest relevant zijn voor jouw bedrijfsvoering en klanten.
5. Blijf bij de vraag: Antwoord niet te uitgebreid. EcoVadis beoordeelt duizenden bedrijven. Een kort en duidelijk antwoord met een bijbehorend bewijsstuk is beter dan een essay.

Veel voorkomende valkuilen

Er zijn een paar dingen die vaak misgaan. Ten eerste het niet naleven van je eigen beleid. Als je opschrijft dat je afval scheidt, maar in de praktijk gebeurt dit niet, dan merkt de beoordelaar dit op (bijvoorbeeld door tegenstrijdige informatie in documenten).

Een andere valkuil is het ontbreken van een apart beleid voor specifieke onderwerpen. Veel bedrijven hebben een personeelshandboek, maar geen apart document over mensenrechten of anti-discriminatie. Soms is je personeelshandboek voldoende, maar soms moet je een specifieker stuk aanleveren. Lees de vragenlijst daarom zeer zorgvuldig.

Conclusie

Je voorbereiden op EcoVadis hoeft geen nachtmerrie te zijn. Het is een gestructureerd proces van verzamelen, documenteren en invullen. Door op tijd te beginnen, je interne kennis te benutten en vooral eerlijk te zijn over waar je staat, kom je een heel eind.

Onthoud dat EcoVadis een marathon is, geen sprint. Het doel is niet alleen een certificaat halen, maar je bedrijfsvoering daadwerkelijk verbeteren. Door de stappen in dit artikel te volgen, zet je een sterke eerste stap richting een betere score en een duurzamere toekomst.

Neem de tijd, vraag hulp waar nodig en blijf gefocust op wat echt belangrijk is voor jouw bedrijf en je klanten. Met de juiste voorbereiding is die Platinum- of Gold-status dichterbij dan je denkt.