Hoe lang is arbocatalogus geldig en hoe verleng je het?

Een arbocatalogus is standaard 6 jaar geldig vanaf de datum waarop de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) zijn positieve toetsbrief stuurt. Als de catalogus afloopt, moet je het hele proces van actualiseren en opnieuw toetsen doorlopen om hem te verlengen. In de praktijk betekent dit dat je ruim op tijd moet beginnen, want een verlenging is geen simpele administratieve handeling maar een grondige controle.

Waarom die 6 jaar zo belangrijk zijn

Stel je voor: je hebt eindelijk een arbocatalogus die perfect past bij je bedrijf of sector. Iedereen weet wat de regels zijn, de RI&E (Risico-Inventarisatie en Evaluatie) is up-toodate en de inspectie heeft goedgekeurd. Dan is het fijn om te weten dat je hier zes jaar mee vooruit kunt. Maar die tijd gaat sneller voorbij dan je denkt.

De termijn van zes jaar is niet zomaar gekozen. Het is een balans tussen stabiliteit en vernieuwing. In zes jaar verandert er veel: nieuwe technieken, andere wetten, en soms andere risico’s op de werkvloer. De overheid wil dus niet dat je eindeloos dezelfde, verouderde afspraken blijft gebruiken. De catalogus moet actueel blijven.

De inspectie let er scherp op dat bedrijven zich houden aan de geldigheidsduur. Is je catalogus verlopen? Dan loop je het risico op een boete of een waarschuwing. Bovendien: als er iets misgaat op de werkvloer en je hebt een verouderde catalogus, ben je als werkgever extra aansprakelijk. Dat wil je echt niet.

Hoe verlengen precies werkt: de praktijk

Verlengen is niet gewoon een nieuw stempel halen. Het is een cyclus. De meeste bedrijven en sectoren starten het proces ongeveer 9 tot 12 maanden voordat de huidige catalogus afloopt. Te laat beginnen is riskant: de inspectie heeft een doorlooptijd en je moet misschien nog aanpassingen doen.

Het verlengingsproces bestaat grofweg uit drie delen:

• Actualiseren: Je bekijkt wat er sinds de laatste goedkeuring is veranderd. Zijn er nieuwe wetten? Zijn er ongevallen gebeurd? Zijn er nieuwe technieken op de markt?
• Toetsing door de inspectie: De NLA controleert of je nieuwe versie voldoet aan de wet en of de afspraken reëel zijn.
• Vaststelling door sociale partners: Als het om een sectorcatalogus gaat, moeten werkgevers en werknemers het eens worden over de inhoud.

De inspectie stuurt een positieve toetsbrief als alles in orde is. Vanaf dat moment gaat de nieuwe termijn van zes jaar in. Let op: de oude catalogus blijft geldig tot de nieuwe is goedgekeurd, maar je kunt niet zomaar doorgaan met verouderde regels als de inspectie aangeeft dat er wijzigingen nodig zijn.

Wat de bestaande artikelen niet vertellen

De meeste bronnen vertellen je de basis: zes jaar geldig, toetsing nodig, en vaststelling door sociale partners. Maar ze laten een paar cruciale praktijkdetails weg die je leven makkelijker (of juist lastiger) maken.

1. De termijn loopt vanaf de toetsbrief, niet vanaf publicatie
Veel mensen denken dat de geldigheid begint zodra de catalogus online staat. Dat is niet zo. De teller start op de datum die in de toetsbrief van de inspectie staat. Soms zit er een paar maanden tussen publicatie en ontvangst van de brief. Houd hier rekening mee in je planning.

2. Tussentijdse wijzigingen zijn soms verplicht
Stel dat er in jaar drie een nieuwe Arbowet komt die invloed heeft op jouw catalogus. De inspectie verwacht dan dat je de catalogus aanpast, ook al is de termijn van zes jaar nog niet om. Je hoeft niet meteen een volledige nieuwe toetsing aan te vragen, maar je moet de wijziging wel melden en documenteren.

3. Sectorcatalogus vs. bedrijfscatalogus
Voor sectoren (zoals de Rijksoverheid) is de planning vaak strakker. Zij moeten rekening houden met honderden werkgevers en werknemers. Voor een individueel bedrijf dat een eigen catalogus heeft, is de planning iets flexibeler, maar de eisen van de inspectie zijn net zo streng.

4. De rol van de OR of ondernemingsraad
Bij een bedrijfscatalogus is instemming van de OR vaak nodig. De inspectie controleert hierop. Als de OR niet heeft ingestemd met de inhoud, kan de goedkeuring worden ingetrokken. Zorg dus dat je de OR vroeg betrekt, niet pas als de inspectie al langs is geweest.

Stappenplan voor een soepele verlenging

Het voelt als een berg, maar als je het stap voor stap aanpakt, valt het reuze mee. Hieronder een aanpak die veel bedrijven succesvol gebruiken.

Stap 1: Audit van de huidige catalogus (12 maanden voor verloop)
Pak de huidige catalogus erbij. Loop hem na met een kritische blik. Voldoet elke paragraaf nog? Zijn er ongevallen geweest die een blinde vlek in je risico-inventarisatie blootleggen? Dit is het moment voor een frisse blik.

Stap 2: Inventarisatie van wetswijzigingen (10 maanden voor verloop)
Check de site van de Rijksoverheid of de Arbowet. Zijn er wijzigingen doorgevoerd of aangekondigd? Denk aan regels over thuiswerken, psychosociale belasting of nieuwe eisen aan machines. Deze wijzigingen verwerk je in je concept-catalogus.

Stap 3: Overleg met sociale partners of OR (8 maanden voor verloop)
Als je een sectorcatalogus maakt, moet je met de bonden om tafel. Als je een bedrijfscatalogus hebt, praat je met de OR. Dit proces kan soms maanden duren. Wees hierop voorbereid.

Stap 4: Indienen bij de NLA (6 maanden voor verloop)
Je stuurt het concept naar de Nederlandse Arbeidsinspectie. Zij hebben wettelijk gezien een aantal maanden om te reageren, maar in de praktijk kan het langer duren als ze vragen hebben.

Stap 5: Aanpassen en goedkeuren (3 maanden voor verloop)
De inspectie stuurt feedback. Soms is dit een kleine aanpassing, soms een grote. Pas het aan, stuur het terug en wacht op de definitieve goedkeuring.

Stap 6: Publiceren en communiceren (direct na goedkeuring)
Zodra je de positieve brief hebt, publiceer je de catalogus en informeer je iedereen. De nieuwe termijn van zes jaar start nu officieel.

Veelgestelde vragen die je nu pas tegenkomt

Wat als ik te laat ben?
Je catalogus vervalt. Dat betekent dat je formeel geen goedgekeurde arbocatalogus meer hebt. De inspectie kan hierop handhaven. In de praktijk krijg je vaak eerst een waarschuwing, maar het is geen goede uitgangspositie.

Kan ik een overgangsregeling aanvragen?
Nee, er is geen officiële overgangsregeling. Je moet zorgen dat je op tijd bent. Wel kun je soms met de inspectie afspreken dat je een lopende aanvraag versnelt, maar dat is geen recht.

Is een arbocatalogus verplicht?
Nee, een bedrijfscatalogus is niet verplicht. Een sectorcatalogus wel als jouw sector er een heeft. Als je geen catalogus hebt, moet je je houden aan de algemene Arbowet en een RI&E hebben. Maar een goedgekeurde catalogus geeft vaak meer duidelijkheid en zekerheid.

Wat kost verlengen?
De kosten hangen af van de grootte van je bedrijf en of je hulp inschakelt. Een externe deskundige kan duizenden euro’s kosten, maar het zelf doen is ook mogelijk als je kennis in huis hebt. De inspectie rekent geen leges, maar je moet wel tijd investeren.

De valkuilen waar veel bedrijven intrappen

Een veelvoorkomende fout is het te laat starten. Veel bedrijven denken: "We hebben nog tijd genoeg." Maar als de inspectie een maand of drie nodig heeft om te toetsen en je moet nog aanpassen, ben je zo een half jaar verder. Begin dus echt op tijd.

Een andere valkuil is het kopiëren van andermans catalogus. Dat mag niet. De inspectie toets op maat. Wat voor de ene sector werkt, werkt niet voor jou. Bovendien loop je het risico dat je afspraken maakt die niet realistisch zijn voor jouw bedrijf.

Verder zie je soms dat bedrijven de catalogus als een 'stoffig document' zien dat in een la verdwijnt. Dat is zonde. Een arbocatalogus leeft. Gebruik hem in gesprekken met medewerkers, tijdens toolboxen en bij de evaluatie van ongevallen.

Praktische tips voor de lange adem

Het verlengen van een arbocatalogus is een marathon, geen sprint. Zorg dat je een projectleider aanwijst die de regie houdt. Dit kan de preventiemedewerker zijn, maar ook iemand van HR of operations.

Houd een dossier bij met alle wijzigingen, reacties van de inspectie en besluiten van sociale partners. Dit is niet alleen handig voor de toetsing, maar ook voor je eigen administratie. Mocht er later iets misgaan, kun je aantonen dat je je best hebt gedaan.

En tot slot: betrek je medewerkers. Zij werken op de werkvloer en weten soms beter wat er speelt dan het management. Hun input kan waardevol zijn voor de actualisatie.

Wil je meer weten over hoe dit samengaat met je Alles over RI&E en Arbobeleid: de complete gids voor 2025? Dat is een logische volgende stap.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg dat je weet wat er speelt voordat je begint met schrijven. Met de juiste Praktische tips voor een succesvolle RI&E zorg je dat je fundament stevig staat.

Als je eenmaal bezig bent, kan een werkplekonderzoek behalen: stappenplan van A tot Z helpen om de praktijk te checken bij je plannen.

En vergeet niet: de rol van de arbodienst is cruciaal. Bereid je goed voor met Hoe bereid je je voor op arbodienst? voordat je het proces start.