Hoe lang is arbodienst geldig en hoe verleng je het?

Een arbodienst is eigenlijk nooit "klaar" na een jaar. De wet zegt niet: 'Stop er maar mee na twaalf maanden.' In plaats daarvan werkt het met contracten en afspraken die je samen vernieuwt. De meeste bedrijven kiezen voor een looptijd van drie tot vijf jaar, en daarna regel je een verlenging. Als je niets doet, loop je risico op boetes en gaten in je verzuimbegeleiding.

Denk je nu: "Moet ik mijn contract nú al verlengen?" Niet per se. Het hangt af van wat je hebt afgesproken. In dit artikel lees je precies hoe je de geldigheid checkt, hoe je soepel verlengt en wat je vooral niet moet vergeten.

Waarom 'geldigheid' een slimme truc is

Veel werkgevers zoeken naar een vaste datum waarop een arbodienst verloopt. Alsof het een APK-keuring is. Maar zo werkt het niet in Nederland. De Arbowet eist dat je zorgt voor goede arbozorg, maar geeft geen einddatum voor je contract. Dat betekent: jij bepaalt de looptijd, zolang je maar zorgt dat de zorg blijft doorlopen.

Je sluit een contract voor diensten zoals:

• Het uitvoeren van de Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).
• De spreekuren van de bedrijfsarts.
• Advies over verzuim en preventie.

De 'geldigheid' is dus eigenlijk de tijd die je contractuele afspraken dekken. Is die tijd voorbij? Dan stopt de dienstverlening meestal automatisch, tenzij je tijdig actie onderneemt.

De standaard looptijd: wat is normaal?

Als je een arbodienst inschakelt, zul je merken dat drie jaar een populaire looptijd is. Waarom? Omdat het een middenweg is. Het is kort genoeg om te wisselen als de dienstverlening tegenvalt, maar lang genoeg om rust te hebben en te investeren in een goede samenwerking.

Let wel: de wet kent een specifieke regel voor maatwerkregelingen. Dit zijn afspraken die afwijken van de standaard. Volgens de wet mag een dergelijke regeling maximaal vijf jaar geldig zijn. Daarna moet je opnieuw overleggen met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT).

Is je contract korter dan drie jaar? Dan ben je vaak duurder uit. Dienstverleners rekenen meestal hogere tarieven voor kortlopende contracten omdat ze geen zekerheid hebben.

Stap voor stap: hoe verleng je je arbodienst?

Verlengen is niet moeilijk, maar het vereist aandacht. Je wilt voorkomen dat je stilzwijgend verlengt terwijl je eigenlijk wilt overstappen. Volg deze stappen:

1. Check je opzegtermijn

Dit is de belangrijkste stap. Kijk in je contract naar de opzegtermijn. Is dit 3 maanden, 6 maanden of zelfs een jaar? Zet een reminder in je agenda ruim voordat deze termijn ingaat. Als je te laat bent, verlengt het contract zich vaak automatisch met weer een jaar. Dat wil je niet als je ontevreden bent.

2. Evalueer de huidige situatie

Voordat je ja of nee zegt, moet je weten of de huidige arbodienst goed presteert. Vraag jezelf af:

• Komen de bedrijfsartsen op tijd?
• Is het contact met de verzuimcoach prettig?
• Hebben ze je geholpen met het verbeteren van de RI&E?

Als je hier twijfels over hebt, is het tijd om rond te kijken. Vraag offertes aan bij andere partijen. Vergelijk niet alleen de prijs, maar vooral de kwaliteit van de dienstverlening.

3. De officiële knoop doorhakken

Ben je tevreden? Neem contact op met je huidige dienstverlener. Geef aan dat je wilt verlengen. Bespreek of de afspraken hetzelfde blijven of dat er dingen moeten veranderen. Misschien is je bedrijf gegroeid en heb je meer spreekuren nodig. Misschien zijn er nieuwe risico's bijgekomen.

Is het tijd voor iets nieuws? Zeg dan schriftelijk op volgens de voorwaarden in je contract. Zorg dat je nieuwe arbodienst klaar staat voordat het oude contract stopt. Er mag geen gat vallen in de zorgplicht.

Wat als je niets doet?

Stilzwijgend verlengen is een valkuil. Veel contracten hebben een clausule die zegt: 'Als je niet opzegt, verlengt het automatisch met een jaar.' Dit is handig voor bedrijven die geen zin hebben in papierwerk, maar gevaarlijk als je ontevreden bent.

Als je contract afloopt en je hebt niets geregeld, loop je het risico dat je geen toegang meer hebt tot de bedrijfsarts. Dat is direct een overtreding van de Arbowet. Zonder arts kun je zieke medewerkers niet goed begeleiden. De Inspectie SZW kan hierop controleren.

Wil je weten wat zo'n inspectie precies voor je betekent? Lees dan verder over wat de inspectie SZW je bedrijf concreet oplevert. Het is vaak slimmer om proactief te zijn dan om achteraf problemen op te lossen.

De valkuilen bij het verlengen

Veel werkgevers verlengen op de automatische piloot. Dat is jammer, want vaak kun je de afspraken verbeteren. Let op deze veelgemaakte fouten:

• De focus op prijs: Een goedkope arbodienst is aantrekkelijk, maar als de bedrijfsarts onbereikbaar is, ben je duurder uit door langdurig verzuim.
• Te weinig maatwerk: Soms kiezen bedrijven voor een 'vangnetregeling' (een standaardpakket). Dit is vaak minder flexibel dan een maatwerkregeling. Weeg af of een standaardpakket bij jouw bedrijf past.
• Vergeten te communiceren: De OR of het personeel moet weten dat je verlengt. Zij hebben er recht op om mee te denken over de arbodienst.

De rol van de ondernemingsraad

Als je een maatwerkregeling hebt of wilt verlengen, is de OR een belangrijke speler. De wet zegt dat de OR instemmingsrecht heeft over de arbodienstverlening. Dit betekent dat je ze moet vragen: "Vinden jullie dit een goed plan?"

Heb je geen OR? Dan is het personeel of de PVT aan zet. Zorg dat je ze informeert over de keuze voor een specifieke arbodienst. Leg uit waarom je voor deze partij kiest. Dit voorkomt discussies later.

Waar let je op bij een nieuwe arbodienst?

Als je overstapt, is het slim om kritisch te zijn. Vraag niet alleen om een offerte, maar vraag ook om een referentie. Bel eens met een ander bedrijf dat gebruikmaakt van die dienst. Hoe bevalt het?

Let op de volgende punten bij het vergelijken:

• Reactietijd: Hoelang duurt het voordat een bedrijfsarts ingrijpt bij verzuim?
• Digitale tools: Werken ze met een modern verzuimsysteem? Dat scheelt jou tijd.
• Kennis van jouw sector: Een arbodienst voor de bouw is anders dan voor een kantooromgeving.

Je wilt natuurlijk dat alles klopt. Een goede arbodienst helpt je ook met zaken als veelgemaakte fouten bij BHV die je wilt vermijden. Ze denken namelijk breder over veiligheid.

De praktische checklist voor verlenging

Om het je makkelijk te maken, hieronder een snelle checklist. Print deze uit en leg op je bureau:

1. Check de einddatum van je huidige contract.
2. Bekijk de opzegtermijn (vaak 3 tot 6 maanden voor einde contract).
3. Evalueer de huidige dienstverlening (vraag feedback aan managers en werknemers).
4. Vraag offertes aan bij minimaal twee andere partijen.
5. Bespreken met de OR of personeelsvertegenwoordiging.
6. Formele bevestiging sturen naar de arbodienst (of opzegging).

Wanneer is een arbodienst wettelijk verplicht?

Er bestaat een misverstand dat je pas een arbodienst nodig hebt als je tien werknemers hebt. Dit klopt niet. Volgens de Arbowet moet je als werkgever altijd zorgen voor adequate arbozorg. Heb je maar één werknemer? Dan moet je nog steeds een basiscontract hebben met een gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts.

Je kunt niet zeggen: "Ik heb geen arbodienst nodig omdat mijn bedrijf klein is." De inspectie controleert hierop. Zelfs bij een 0-urencontract of een tijdelijk dienstverband heeft de werknemer recht op zorg.

Het verlengen van dit contract is dus geen keuze, maar een verplichting. Je kunt wel wisselen van partij, maar je moet er altijd één hebben.

Hoe vaak moet je de RI&E uitvoeren?

De RI&E is het hart van je arbobeleid. Veel mensen vragen zich af: "Is de RI&E geldig zolang mijn arbodienstcontract loopt?" Nee, dat werkt niet zo. De RI&E moet actueel zijn. Er staat nergens in de wet dat de RI&E bijvoorbeeld elk jaar opnieuw moet. Dit hangt af van de risico’s in je bedrijf.

Als je bedrijfsprocessen veranderen (bijvoorbeeld door nieuwe machines of nieuwe wetgeving), moet je de RI&E direct aanpassen. De arbodienst helpt je hierbij, maar de eindverantwoordelijkheid ligt bij jou. Een handige tip: koppel de evaluatie van de RI&E aan je contractverlenging. Zo weet je zeker dat alles up-to-date is.

Wil je meer weten over hoe je dit slim aanpakt? Bekijk dan alles over RI&E en Arbobeleid: de complete gids voor 2025. Hierin staat uitgelegd hoe je de inspectieSZW voor bent.

De kosten vs. baten van verlengen

Arbodiensten kosten geld. Voor een klein bedrijf kan dit oplopen tot enkele honderden euro's per jaar, voor grote bedrijven zijn het serieuze bedragen. Toch is het slim om niet alleen op de goedkoopste optie te kiezen.

Een goede arbodienst verdient zichzelf terug. Hoe? Door verzuim te voorkomen. Als een bedrijfsarts snel ingrijpt bij klachten, voorkom je langdurige uitval. Langdurig verzuim is veel duurder dan een arbodienstcontract.

Bij het verlengen kun je vaak onderhandelen over de prijs. Vraag om korting als je een langer contract afsluit (bijvoorbeeld 5 jaar in plaats van 3). Of vraag om extra diensten, zoals trainingen voor je preventiemedewerker, inbegrepen in de prijs.

Stappenplan bij ontevredenheid

Stel: je loopt tegen het einde van je contract aan, maar je bent niet tevreden. Wat nu?

Je hebt drie opties:

1. Verlengen met extra voorwaarden: Spreek met je huidige dienstverlener af dat de kwaliteit omhoog moet. Leg dit vast in een nieuw contract.
2. Wisselen van arbodienst: Zeg op tijd op en sluit een nieuw contract elders. Let op: zorg dat er geen overlap is in de zorgplicht.
3. Overstappen op een bedrijfsarts in loondienst: Grote bedrijven kiezen soms voor een eigen bedrijfsarts. Dit is vaak duurder, maar persoonlijker.

Welke keuze je ook maakt, zorg dat je het contractueel goed vastlegt. Een mondeling afspraak is bij een arbodienst niet genoeg.

Het belang van een preventiemedewerker

Tijdens het verlengen van je arbodienst is je preventiemedewerker een sleutelfiguur. Deze persoon voert de RI&E uit, samen met de arbodienst. Zorg dat deze persoon betrokken is bij de keuze voor een nieuwe dienst. Weet de preventiemedewerker hoe de arbodienst te werk gaat? Dan verloopt de samenwerking soepeler.

Heb je nog geen preventiemedewerker? Dan ben je verplicht om iemand aan te wijzen (dit mag ook de werkgever zelf zijn). De arbodienst kan je helpen met een basiscursus voor deze persoon.

Conclusie: wees proactief

De geldigheid van een arbodienst hangt af van je contract en je verantwoordelijkheid. Er is geen wettelijke einddatum, maar er is wel een wettelijke plicht om zorg te blijven dragen. Wacht dus niet tot het contract is afgelopen, maar kijk ruim van tevoren wat je nodig hebt.

Check je contract, praat met je OR, vergelijk offertes en zorg dat je geen gaten laat vallen. Op die manier blijf je niet alleen binnen de wet, maar zorg je ook voor gezonde en gelukkige werknemers. En dat is uiteindelijk waar het om draait.

Twijfel je nog over je huidige situatie? Kijk dan eens naar deze verzuimbeleid checklist om te zien of je hele bedrijf klaar is voor de toekomst.

Verlengen is geen rompslomp, het is een kans. Een kans om je arbobeleid scherper te maken en je werknemers nog beter te beschermen. Pak die kans met beide handen aan.

Onthoud: een arbodienst is geen eenmalige aankoop, maar een relatie. Net als bij een goede relatie, vereist ook deze aandacht, communicatie en af en toe een frisse blik.