Hoe lang is duurzaamheidsverslag geldig en hoe verleng je het?
Hoe lang is duurzaamheidsverslag geldig en hoe verleng je het?
Een duurzaamheidsverslag is standaard één jaar geldig. Om het te verlengen, moet je elk jaar opnieuw een verslag opstellen met actuele data over het voorgaande boekjaar.
Stel je voor: je hebt net je eerste duurzaamheidsverslag afgerond. Het voelt als een grote overwinning. Het is een dik document geworden met cijfers, grafieken en verhalen over wat je bedrijf doet voor het milieu en de maatschappij. Je legt het op je bureau, of zet het op je website, en denkt: "Pfoe, die is klaar voor nu." Maar is dat echt zo? Hoelang kun je eigenlijk met zo’n verslag doen?
Het antwoord is korter dan je misschien hoopt: in principe maar één jaar. De wereld van duurzaamheid staat nooit stil, en dus jouw verslag ook niet. Laten we eens kijken wat dit in de praktijk betekent en hoe je dit jaarlijks karweitje slim aanpakt.
Waarom is een verslag maar één jaar geldig?
Denk er eens over na. Stel dat je bedrijf vorig jaar 100 ton CO2 uitstootte. Dit jaar investeer je in nieuwe, zuinigere machines en zonnepanelen op het dak. Je uitstoot is nu misschien maar 70 ton. Als je het oude verslag van vorig jaar zou gebruiken, zou je je stakeholders (zoals investeerders of klanten) verkeerde informatie geven.
Een duurzaamheidsverslag is een soort jaarrekening, maar dan voor je impact op de planeet en de samenleving. Het moet de werkelijkheid van dat specifieke jaar laten zien. De regels, zoals de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), zijn hier heel streng in. Ze eisen dat de informatie actueel en betrouwbaar is. Een verslag van twee jaar geleden zegt niets meer over hoe je bedrijf er vandaag voor staat. Het is dus geen eenmalig project, maar een jaarlijks ritme.
Hoe verleng je je duurzaamheidsverslag?
"Verlengen" is misschien niet het juiste woord. Je verslag vernieuwen is beter. Je begint elk jaar opnieuw. Dit klinkt als veel werk, maar het wordt makkelijker na de eerste keer.
Stap 1: Verzamel de data op een nieuwe manier
De eerste keer was je waarschijnlijk veel tijd kwijt met het vinden van de juiste cijfers. Nu je weet welke data je nodig hebt (energieverbruik, afvalstromen, werknemersaantallen, etc.), kun je dit veel efficiënter organiseren.
Probeer niet alles in december te verzamelen. Dat leidt tot stress en fouten. Zorg dat je gedurende het jaar al systemen hebt die de data bijhouden. Denk aan slimme software die je energieverbruik automatisch meet, of een simpel dashboard waarin medewerkers maandelijks hun reisuren invullen. Het voordeel van elk jaar opnieuw beginnen is dat je kunt leren van de vorige ronde. Zag je vorig jaar een gat in je data? Dit jaar vul je dat direct in.
Stap 2: Kijk naar de juiste verslaggevingsstandaard
De wereld van duurzaam rapporteren heeft verschillende "talen". In Nederland en Europa is de CSRD met de bijbehorende ESRS-standaarden (European Sustainability Reporting Standards) de belangrijkste geworden. Het is slim om elk jaar te controleren of er updates zijn. De regels zijn nog vrij nieuw en kunnen veranderen.
Het is handig om te weten dat je soms niet alles hoeft te doen. Er bestaan verschillende maten van verslaggeving. Sommige bedrijven hoeven maar een beperkt verslag te maken, andere moeten veel uitgebreider zijn. Dit hangt af van je omvang. Check elk jaar of je bedrijf nog in dezelfde categorie valt, vooral als je gegroeid bent.
Stap 3: Schrijf het verhaal, niet alleen de cijfers
Een verslag is meer dan alleen maar getallen. Het gaat over wat je doet met die getallen. Waarom is je uitstoot gestegen of gedaald? Wat voor beleid voer je?
Als je je verslag jaarlijks vernieuwd, kun je een mooi verhaal opbouwen. Je kunt laten zien hoe je bent verbeterd. Bijvoorbeeld: "Vorig jaar hebben we onze CO2-uitstoot met 10% verlaagd door te kiezen voor een andere vervoerder." Dit jaar kun je dan schrijven: "Die 10% hebben we vastgehouden, en we zijn nu begonnen met het isoleren van ons pand."
Als je wilt weten hoe je zo’n verhaal opbouwt, is het handig om te begrijpen wat MVO beleid precies is en waarom het belangrijk is. Dit helpt je om de keuzes die je maakt logisch uit te leggen in je verslag.
Stap 4: Laat het controleren ( assurance )
Steeds vaker is het verplicht om je duurzaamheidsverslag te laten controleren door een onafhankelijke partij. Dit heet assurance. Dit doe je elk jaar opnieuw. De controleur kijkt of je cijfers kloppen en of je verhaal logisch is. Zij geven een oordeel over je verslag. Dit maakt je verslag geloofwaardig.
Deze controle is vaak in fases opgebouwd. In het eerste jaar is het meestal een beperkte controle, later wordt het strenger. Houd hier rekening mee in je planning. Het kost tijd om een accountant alle gevraagde bewijzen te geven.
Praktische valkuilen bij het jaarlijks rapporteren
Elk jaar opnieuw rapporteren klinkt simpel, maar er zitten wat haken en ogen aan.
- De data-kwaliteit: De eerste keer ben je misschien tevreden met "ruwe" schattingen. Maar hoe langer je het doet, hoe strenger de eisen worden. Je moet streven naar exacte data, niet naar schattingen.
- Wijzigingen in je bedrijf: Is je bedrijf gefuseerd? Heb je een nieuwe tak van sport geopend? Je verslag moet dan aangepast worden om de nieuwe realiteit te dekken.
- De deadline: De meeste bedrijven moeten hun verslag publiceren binnen vier maanden na afloop van hun boekjaar. Als je boekjaar op 1 januari tot 31 december loopt, moet het verslag er dus vóór 1 mei zijn. Zet deze datum groot in je agenda.
Hoe pas je dit toe op jouw bedrijf?
Je hoeft niet alles in één keer perfect te doen. Het is een leerproces. Als je net begint, is het slim om je eerst te concentreren op de basis. Zorg dat je weet welke regels voor jou gelden. Niet elk bedrijf hoeft meteen een uitgebreid CSRD-verslag te maken. Soms is een eenvoudiger rapporteerpad voldoende.
Als je wilt weten of jouw bedrijf al verplicht is, kun je kijken of MVO beleid verplicht is voor jouw bedrijf. Dit geeft vaak de eerste indicatie van de ernst van de zaak.
Stel een realistische planning op. Begin niet pas in december met het verzamelen van data. Verdeel de taken over het jaar.
De relatie met andere duurzaamheidsinstrumenten
Je duurzaamheidsverslag staat niet op zichzelf. Het bouwt voort op de dingen die je al doet. Veel bedrijven werken bijvoorbeeld met de CO2-Prestatieladder. Dit is een mooie manier om je uitstoot te meten en te verminderen. De data die je hieruit haalt, kun je direct gebruiken in je verslag.
Wil je weten hoe je dit slim combineert? Lees dan Alles over CO2-Prestatieladder: de complete gids voor 2025. Het helpt je om niet drie keer hetzelfde werk te doen.
Ook de kosten spelen een rol. Het opzetten van een goed meetsysteem kost geld. De eerste keer is vaak duurder dan de jaren erna. Ben je benieuwd wat je ongeveer moet budgetteren? Bekijk dan Hoeveel kost CO2-footprint in 2025?. Dit helpt je om financieel voorbereid te zijn op de jaarlijkse cyclus.
Conclusie: Het is een marathon, geen sprint
Om terug te komen op de titel: een duurzaamheidsverslag is een document met een houdbaarheidsdatum van één jaar. Het "verlengen" betekent elk jaar opnieuw de schouders eronder zetten.
Maar zie het niet als een last. Zie het als een moment om je bedrijf te evalueren. Het dwingt je om na te denken: wat heb ik het afgelopen jaar gedaan om de wereld een beetje beter te maken? En wat ga ik volgend jaar doen?
Door slimme systemen te gebruiken en de data-accumulatie te verspreiden over het jaar, houd je het leuk en behapbaar. Zo wordt het verslag geen jaarlijkse nachtmerrie, maar een logisch gevolg van hoe je je bedrijf runt. En dat is uiteindelijk precies wat duurzaamheid is: iets wat je dagelijks doet, niet alleen maar rapporteert.