Hoe lang is EcoVadis geldig en hoe verleng je het?
Thomas Bakker
Redacteur KVGM & Veiligheid
CO2-Prestatieladder · 2025-12-17 · 8 min leestijd
Hoe lang is EcoVadis geldig en hoe verleng je het?
Een EcoVadis-scorecard is standaard twaalf maanden geldig vanaf de datum dat je hem ontvangt. Als je bedrijf wil blijven meedraaien in de keten, moet je de beoordeling dus elk jaar opnieuw aanvragen en afronden.
Je hoeft niet bang te zijn dat je alles opnieuw moet uitzoeken. De basis blijft hetzelfde, maar de wereld verandert en sommige documenten zijn niet oneindig geldig. In dit artikel leggen we precies uit hoe die geldigheid werkt, wat er anders is in het tweede jaar en hoe je soepel kunt verlengen zonder stress.
Waarom is die twaalf maanden eigenlijk nodig?
Stel je voor dat je een rapportcijfer krijgt voor je rijgedrag. Dat cijfer zegt iets over hoe je de afgelopen twaalf maanden hebt gereden. Het zegt niets over hoe je rijdt als je net een nieuwe auto hebt of als de regels zijn veranderd. EcoVadis werkt eigenlijk hetzelfde.
Een scorecard is een momentopname. Bedrijven groeien, wetten veranderen en leveranciers doen mee of stoppen. Daarom is een score na een jaar niet meer helemaal “vers”. Veel opdrachtgevers willen zeker weten dat je bedrijf nog steeds voldoet aan de huidige regels en normen. Ze willen geen oude data gebruiken voor belangrijke keuzes.
Hoe check je de exacte vervaldatum?
Je hoeft niet te gokken wanneer je score verloopt. EcoVadis geeft dit duidelijk aan in het portaal. Dit is wat je moet doen:
Log in op je EcoVadis-profiel.
Klik op de ‘Scorecard’ of het dashboard.
Zoek de kolom met de publicatiedatum. Direct ernaast of eronder zie je de geldigheidsdatum staan.
Soms staat er een specifieke vervaldatum, en soms zie je een kleurensysteem (groen, geel, rood) dat aangeeft hoe “fris” je score nog is. Zodra de datum in zicht komt, is het slim om actie te ondernemen. Wacht niet tot de laatste dag, want het proces kost tijd.
De praktijk: hoe verleng je jouw score?
Verlengen betekent niet dat je opnieuw een zware audit moet doen. Het betekent vooral dat je je huidige situatie moet bijwerken. Hier is een simpele aanpak:
1. **Check je vragenlijst:** De vragenlijst blijft grotendeels hetzelfde, maar er kunnen nieuwe vragen bij zijn gekomen of oude vragen zijn aangepast.
2. **Verzamel bewijsmateriaal:** Je moet waarschijnlijk nieuwe documenten uploaden. Denk aan je meest recente jaarverslag, beleidsdocumenten of certificaten.
3. **Kijk naar de looptijd:** Een certificaat dat twee jaar geldig is, is na een jaar nog goed. Maar een document dat maar één jaar meegaat, moet je vervangen.
Het proces voelt minder zwaar dan de eerste keer. Je hebt al een account, je weet waar de knoppen zitten en je hebt de meeste documenten al digitaal staan.
De uitzonderingen: documenten die langer meegaan
Dit is een punt waar veel bedrijven over struikelen. Niet alles is maar één jaar geldig. Vooral bij de thema’s Milieu, Arbeid en Mensenrechten kijken ze naar de afgelopen vijf jaar. Dit betekent dat je sommige oude gebeurtenissen niet hoeft te verwijderen, zolang ze binnen die vijf jaar vallen.
Voor het thema Ethiek (zoals integriteit en anti-corruptie) kijken ze soms nog verder terug. Afhankelijk van het specifieke onderwerp kan een casus of beleid tot 5, 7 of zelfs 10 jaar geldig zijn. Dit is handig om te weten, want je hoeft niet alles elk jaar opnieuw uit te vinden. Je mag best refereren aan bewezen beleid van een paar jaar geleden, zolang het nog actueel is.
Veelgestelde vragen over de geldigheid
Er zijn een paar vragen die steeds terugkomen. Hier zijn de antwoorden:
Wat gebeurt er als mijn score verloopt?
Je score verdwijnt niet direct uit het systeem, maar opdrachtgevers zien dat de score niet meer actief is. Voor veel inkoopprocessen betekent dit dat je niet meer in aanmerking komt voor een opdracht totdat je een nieuwe, geldige score hebt.
Is een verlenging duurder?
Meestal niet. De kosten hangen af van het aantal werknemers en de grootte van je bedrijf, niet zozeer of het een eerste beoordeling of een verlenging is.
Kan ik mijn oude score gebruiken?
Alleen als deze nog geldig is. Is de datum verstreken? Dan telt de score niet meer mee.
Strategisch plannen: kies het juiste moment
Het is slim om je verlenging niet aan het einde van de rit te plannen. Begin ongeveer drie tot vier maanden voordat je score verloopt. Dit geeft je tijd om:
* Documenten op te vragen bij collega’s die misschien op vakantie zijn.
* Eventuele vragen van EcoVadis te beantwoorden.
* De score te verbeteren als dat nodig is.
Een veelgemaakte fout is het wachten tot de laatste week. Dan blijkt dat een certificaat verlopen is of dat een leverancier niet tijdig reageert. Met een goede planning voorkom je dat je tijdelijk geen geldige score hebt.
Hoe houd je je score het hele jaar door sterk?
Je hoeft niet te wachten tot de verlenging om je duurzaamheidsprestaties te verbeteren. Als je het hele jaar door bezig bent, is de verlenging een formaliteit.
Zorg dat je een systeem hebt waarin je documenten direct opslaat als ze binnenkomen. Denk aan nieuwe beleidsregels of evaluaties van leveranciers. Als je dit maandelijks of per kwartaal doet, hoef je niet in één keer alles bij elkaar te zoeken. Dit maakt het onderhoud veel minder intensief.
De relatie met andere certificeringen
Veel bedrijven hebben naast EcoVadis ook andere certificaten, zoals ISO 14001 of de CO2-Prestatieladder. Hoewel deze systemen verschillen, overlappen ze elkaar vaak. Het is slim om te kijken hoe je dit combineert.
Als je bijvoorbeeld aan de slag gaat met je CO2-uitstoot, heeft dat direct invloed op je EcoVadis-score voor het thema Milieu. Het is efficiënt om deze processen te koppelen. Wil je weten hoe dit precies werkt? Lees dan verder in ons artikel over Alles over CO2-Prestatieladder: de complete gids voor 2025.
Zo voorkom je dubbel werk en zorg je dat je aan verschillende eisen voldoet met dezelfde inspanningen.
Is EcoVadis verplicht voor jou?
Veel mensen vragen zich af of ze verplicht zijn om deze beoordeling te doen. Het antwoord hangt af van je klantenkring. Als je werkt voor grote bedrijven of overheden, is de kans groot dat ze erom vragen. Zij willen namelijk hun eigen keten verduurzamen en kijken daarom naar hun leveranciers.
Ben je benieuwd of dit voor jouw bedrijf geldt? Wij hebben een artikel geschreven dat hier dieper op ingaat: Is EcoVadis verplicht voor jouw bedrijf?. Dit helpt je bepalen of je nu moet beginnen of dat je het kunt uitstellen.
Een stappenplan voor soepele verlenging
Om je op weg te helpen, hier een eenvoudig stappenplan. Je hoeft dit niet in één dag te doen, maar het helpt je overzicht te houden.
1. **Check de datum:** Kijk wanneer je score verloopt en zet een reminder in je agenda.
2. **Bekijk de vragenlijst:** Kijk of er nieuwe vragen zijn of dat oude vragen zijn aangepast.
3. **Verzamel bewijs:** Haal de benodigde documenten op bij je collega’s.
4. **Controleer geldigheid:** Kijk na of je certificaten nog geldig zijn.
5. **Rond af:** Dien alles in bij EcoVadis en wacht op de beoordeling.
Als je dit jaarlijks doet, went het snel en kost het je steeds minder tijd.
Integratie in je MVO-beleid
Een EcoVadis-beoordeling is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om je Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) te meten en te verbeteren. Het is zonde om het alleen voor de certificering te doen.
Probeer de resultaten echt te gebruiken om je bedrijfsvoering te verbeteren. Gebruik de feedback om zwakke plekken te vinden en aan te pakken. Als je hier meer over wilt weten, kun je kijken naar dit artikel over MVO beleid behalen: stappenplan van A tot Z.
Zo maak je van een verplichte beoordeling een waardevol instrument voor groei.
Het verschil tussen medailles en geldigheid
Een bron van verwarring is soms het verschil tussen een medaille en de geldigheid van de data. Je kunt een Bronze, Silver of Gold medaille hebben, maar die medaille is alleen geldig als de onderliggende data up-to-date is.
De medaille is een beoordeling van je prestaties, maar de geldigheid gaat over de tijd. Als je score verloopt, verdwijnt de medaille (officieel) uit het systeem voor nieuwe opdrachtgevers, totdat je hem verlengt. Het is dus belangrijk om niet alleen achter de medaille aan te jagen, maar ook de data fris te houden.
Controleer je voorbereiding
Voordat je begint met de verlenging, is het handig om te weten waar je staat. Zeker als je van plan bent om een trede te stijgen op de CO2-Prestatieladder of je MVO-score te verbeteren, is een goede voorbereiding essentieel.
Gebruik een checklist om te zien of je klaar bent voor de volgende stap. Dit voorkomt teleurstellingen achteraf. Bekijk hiervoor: CO2-Prestatieladder trede 3 checklist: ben je er klaar voor?. Hoewel dit over de ladder gaat, helpen de vragen je ook om na te denken over je EcoVadis-strategie.
Conclusie
Een EcoVadis-score is twaalf maanden geldig. Het verlengen is geen rocket science, maar het vraagt wel om planning. Door het hele jaar door aandacht te besteden aan je documenten en beleid, maak je de jaarlijkse verlenging tot een eenvoudige taak.
Focus op het verbeteren van je bedrijfsprocessen, niet alleen op het behalen van een score. Dat is wat je uiteindelijk helpt om te groeien en te voldoen aan de eisen van je opdrachtgevers.
Thomas schrijft al meer dan 8 jaar over KVGM, arbeidsveiligheid en milieucertificering. Als onafhankelijk redacteur helpt hij bedrijven om VCA, ISO en andere veiligheidseisen te begrijpen en implementeren.
Op de hoogte blijven?
Ontvang praktische tips over KVGM-certificering. Geen spam, alleen bruikbare informatie.
Door je aan te melden ga je akkoord met onze voorwaarden. Je gegevens worden niet gedeeld met derden.
