Plan van Aanpak: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
Plan van Aanpak: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
Een Plan van Aanpak maken kost meestal tussen de 500 en 2.500 euro en duurt ongeveer twee tot vier weken. De precieze tijd en het geld hangen af van de grootte van het project, de complexiteit en wie het werk doet: een externe expert of een interne werknemer. In dit artikel lees je hoe je deze kosten en tijd slim kunt inschatten, zonder dat je budget of tijd onnodig uit de loopt loopt.
Waarom vraag je je eigenlijk af wat het kost?
Je staat op het punt om iets te regelen of te veranderen. Misschien is je bedrijf bezig met een nieuw project, of moet er iets geregeld worden omdat een werknemer ziek is. Dan hoor je al snel de term Plan van Aanpak. Het klinkt formeel en misschien zelfs een beetje saai. Maar het is eigenlijk gewoon een duidelijke lijst met afspraken. Je wilt weten waar je aan toe bent. Niemand zit te wachten op onverwachte rekeningen of een project dat maanden langer duurt dan nodig is. Daarom is het slim om nu even stil te staan bij de tijd en het geld dat dit plan je gaat kosten.
De tijd: hoe lang duurt het maken van een plan?
De doorlooptijd van een Plan van Aanpak is niet voor iedereen hetzelfde. Het hangt echt af van wat je precies moet doen. We kunnen ongeveer drie verschillende situaties onderscheiden.
Als je een klein en eenvoudig project hebt, bijvoorbeeld het organiseren van een teamuitje of het invoeren van een nieuwe software voor een klein team, dan ben je vaak snel klaar. Je kunt dan denken aan een paar dagen tot een week. Dit komt omdat je niet veel mensen hoeft te spreken en de stappen duidelijk zijn.
Heb je een middelgroot project? Dan praten we al snel over een tot drie weken. Denk aan het verbouwen van een kantoorruimte of het opzetten van een nieuwe marketingstrategie. Hierbij moet je meer mensen raadplegen, zoals een aannemer, de IT-afdeling of een marketingbureau. Het overleg zelf kost al tijd.
En dan zijn er de grote, complexe plannen. Denk aan het bouwen van een nieuw huis of het volledig veranderen van de bedrijfsstructuur. Hierbij kan het zomaar een maand of langer duren voordat het Plan van Aanpak definitief is. Je moet vaak eerst onderzoek doen, offertes vergelijken en veel overleggen.
De kosten: wat zijn de gemiddelde bedragen?
De kosten zijn net zo divers als de tijd. We kunnen echter een globale indeling maken. De kosten bestaan uit twee delen: de kosten voor het schrijven van het plan en de kosten voor de uitvoering. In dit artikel kijken we vooral naar de kosten van het plan zelf.
Interne versus externe kosten
Als je het plan zelf schrijft, zijn de kosten vooral je eigen tijd. Reken jezelf (of je werknemer) een uurtarief. Doe je dit niet? Dan kost het je nog steeds tijd die je aan iets anders had kunnen besteden. Dit is een 'verborgen kostenpost'.
Als je een externe expert inschakelt, zoals een consultant of een projectmanager, dan betaal je voor hun kennis. Een junior consultant vraagt al snel tussen de 50 en 75 euro per uur. Een senior expert met veel ervaring zit al snel tussen de 90 en 150 euro per uur.
Voor een simpel plan ben je dan 10 tot 20 uur kwijt. Tel je dat even snel uit? Dan kom je op een bedrag tussen de 500 en 2.500 euro exclusief btw. Een uitgebreider plan met veel onderzoek en overleg kan makkelijk oplopen tot 5.000 euro of meer.
Waaruit bestaan de kosten precies?
Veel mensen denken dat je alleen betaalt voor het schrijven. Maar er zijn meer dingen die geld kosten. Het is handig om dit op een rijtje te zetten voordat je begint.
- Overleg met collega's of experts: Elk gesprek kost tijd. En tijd kost geld.
- Software of tools: Misschien heb je speciale software nodig voor een planning of een kostenoverzicht.
- Onderzoekskosten: Soms moet je eerst een marktonderzoek doen of een technische inspectie laten uitvoeren.
- Reiskosten: Als je iemand van ver moet halen of zelf op locatie moet zijn, tellen de kilometers op.
Het is slim om een buffer in te bouwen van ongeveer 10% van het totale bedrag. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
Plan van Aanpak bij ziekte: een heel andere situatie
Er is een specifieke situatie waarbij een Plan van Aanpak vaak voorkomt: als een werknemer ziek is. Dit is wettelijk verplicht in Nederland. De regels hiervoor staan in de Wat is Arbowet precies en waarom is het belangrijk?. De kosten hier zijn anders dan bij een gewoon project.
Deze kosten vallen meestal onder de loonkosten en de kosten voor de bedrijfsarts. Je hoeft meestal geen dure externe consultant in te huren om het plan te schrijven. Dit doen de werkgever en de werknemer samen, vaak met hulp van de bedrijfsarts. De tijd die hierin gaat zitten, is vaak de grootste kostenpost. De wettelijke termijn is kort: je moet dit plan maken zodra de bedrijfsarts de 'probleemanalyse' heeft geschreven, meestal binnen twee weken.
Het doel is om de werknemer zo snel en gezond mogelijk weer aan het werk te helpen. Dit bespaart op de lange termijn veel geld, want langdurige ziekte is duur.
Hoe houd je de doorlooptijd kort?
Wil je dat je plan snel klaar is? Zorg dan voor duidelijke afspraken. Niets is tijdrovender dan een vergadering die oneindig doordraait omdat er geen agenda is.
Maak een simpele structuur. Begin met de hoofdvraag: wat willen we bereiken? Daarna bepaal je de stappen die nodig zijn om dat te bereiken. Wie doet wat en wanneer? Zet dit in een tabel of een tijdlijn. Als iedereen weet wat zijn taak is, gaat het werk veel sneller.
Beperk het aantal mensen dat betrokken is bij het schrijven van het plan. Te veel koks bederven de soep. Kies een kerngroep van drie tot vijf personen die de knopen doorhakt. De rest van de organisatie kun je later informeren.
Praktische tips om geld te besparen
Geld besparen op een Plan van Aanpak betekent niet dat je moet bezuinigen op kwaliteit. Het gaat om efficiëntie.
Gebruik sjablonen
Begin niet met een leeg blad. Er zijn veel goede voorbeelden te vinden online. Een sjabloon helpt je om de structuur snel te vinden. Je hoeft alleen nog maar de specifieke inhoud in te vullen. Dit scheelt uren werk.
Doe zoveel mogelijk zelf
Als je team de kennis in huis heeft, schakel dan geen dure externe partij in voor het schrijven. Huur een expert alleen in voor de dingen die je echt niet zelf kunt, zoals een technische tekening of een juridisch advies.
Vergelijk offertes
Als je wel iemand extern nodig hebt, vraag dan altijd bij drie verschillende partijen een offerte aan. Let niet alleen op de totaalprijs, maar ook op het uurtarief en de uren die ze inschatten. Een goedkope partij kan duurder uitvallen als ze veel meer uren nodig hebben dan een duurdere partij.
Houd vergaderingen kort
Spreek af dat een vergadering maximaal een uur duurt en dat er een duidelijke agenda is. Bespreek alleen de dingen die echt nodig zijn voor het Plan van Aanpak. Gebruik e-mail of chat voor de details.
De relatie tussen kosten, tijd en risico
Een Plan van Aanpak kost geld en tijd. Maar het bespaart ook geld. Hoe? Door risico's te verkleinen. Als je zomaar ergens aan begint zonder plan, loop je het risico dat het misgaat. Dan ben je veel meer geld kwijt aan het oplossen van problemen.
Denk aan een verbouwing. Als je geen Plan van Aanpak hebt, weet je misschien niet dat de elektra eerst vervangen moet worden voordat je de muren kunt stuken. Dat levert vertraging en extra kosten op. Een goed plan zorgt ervoor dat je dit soort dingen van tevoren ziet.
Hetzelfde geldt voor ziekteverzuim. Een goed re-integratieplan zorgt ervoor dat een werknemer sneller terugkeert. Dit bespaart duizenden euro's aan loonkosten en vervanging.
De juridische kant: waar moet je op letten?
Als je een Plan van Aanpak maakt, is het belangrijk dat je je aan de regels houdt. Dit is vooral belangrijk bij projecten waar veiligheid of wetgeving een rol speelt. De Wat is Arbowet precies en waarom is het belangrijk? legt een aantal verplichtingen op. Als je hier geen rekening mee houdt, kunnen de kosten voor boetes of aansprakelijkheid flink oplopen.
Veel bedrijven moeten ook een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) hebben. Dit is eigenlijk een onderdeel van een Plan van Aanpak voor de veiligheid op de werkvloer. Als je dit niet op orde hebt, loop je het risico dat de arbeidsinspectie langskomt. Je wilt niet weten hoe snel de kosten voor zo’n inspectie oplopen. Lees hier meer over in Alles over RI&E en Arbobeleid: de complete gids voor 2025.
Let er bij het schrijven op dat je duidelijk maakt wie verantwoordelijk is. Een plan zonder verantwoordelijke is namelijk vaak een wassen neus. Zorg dat er een handtekening onder staat.
Stappenplan: zo bereken je jouw kosten
Wil je zelf een inschatting maken? Volg dan deze stappen:
- Bepaal de omvang: Is het een klein, middelgroot of groot project?
- Wie doet het? Ga je het zelf schrijven of huur je iemand in?
- Reken de uren: Hoeveel uur denk je nodig te hebben voor overleg, schrijven en controleren?
- Vermenigvuldig: Tel het aantal uren op bij het uurtarief van de persoon die het werk doet.
- Voeg extra kosten toe: Denk aan software, reiskosten of externe adviezen.
Voorbeeld: Je bent een MKB-bedrijf en je wilt een nieuw plan voor de website. Je schakelt een freelance tekstschrijver in. Hij schat 20 uur voor het interviewen, schrijven en controleren. Zijn tarief is 75 euro per uur. De kosten voor het plan zijn dan 1.500 euro. Als je zelf een IT-er inhuurt voor de technische kant, tel je die uren daar nog bij op.
Checklist voor een goede voorbereiding
Een goede voorbereiding scheelt tijd en geld. Voordat je begint, moet je weten wat de eisen zijn. Vooral bij projecten die de werkplek of de veiligheid raken, is dit essentieel. Een werkplekonderzoek checklist: ben je er klaar voor? kan je helpen om niets te vergeten.
Zorg dat je van tevoren weet:
- Wat het doel van het plan is.
- Wie er allemaal bij betrokken zijn.
- Wat de deadline is.
- Hoeveel budget je hebt.
Als je dit helder hebt, kun je veel gerichter aan de slag.
Wat als het tegenvalt?
Soms blijkt tijdens het proces dat het plan duurder of langer wordt dan gedacht. Dit kan gebeuren. Het is belangrijk om hierover open te zijn. Bespreek dit direct met de mensen die bij het plan betrokken zijn. Misschien kunnen bepaalde stappen worden geschrapt of uitgesteld.
Probeer niet om de kosten te verbergen door bijvoorbeeld minder uren te declareren. Dit leidt op den duur tot problemen en onduidelijkheid. Een transparante begroting is beter, ook al is het bedrag hoger dan je had gehoopt.
Als je een externe partij hebt ingeschakeld, zorg dan dat je duidelijke afspraken maakt over wat er gebeurt als de kosten hoger uitvallen. Leg dit vast in een contract of een offerte.
Conclusie: investeer verstandig
Een Plan van Aanpak is geen kostenpost, maar een investering. Het kost tijd en geld om het te maken, maar het bespaart je uiteindelijk veel meer ellende en geld. Of het nu gaat om een zakelijk project of om de re-integratie van een zieke werknemer, duidelijkheid is het halve werk.
Door de tijd te nemen om de kosten en doorlooptijd goed in te schatten, voorkom je dat je later voor verrassingen komt te staan. Gebruik sjablonen, beperk het aantal betrokkenen en zorg voor een realistische planning. En vergeet niet de wettelijke regels te checken, zoals de Hoeveel kost Inspectie SZW in 2025?. Zo zorg je ervoor dat je plan niet alleen op papier goed is, maar in de praktijk ook werkt.
Neem de tijd om de offertes te vergelijken en kies de manier die het beste bij jouw situatie past. Of je nu zelf aan de slag gaat of hulp inschakelt, met een goed plan ben je straks weer klaar voor de toekomst.
Heb je zelf al ervaringen met het maken van een Plan van Aanpak? Deel je tips hieronder, zo helpen we elkaar verder!
Door slim te plannen, houd je geld over voor de leuke dingen in het leven. En dat is toch wat we allemaal willen?
Veel succes met het opstellen van jouw Plan van Aanpak! Het hoeft niet perfect te zijn, het moet vooral werken.
Onthoud dat de beste tijd om te beginnen met plannen altijd nu is. Wachten tot morgen kost alleen maar meer tijd en geld. Dus pak die agenda, maak een lijstje en start vandaag nog.
Met deze kennis kun je meteen aan de slag. Je weet nu wat de kosten en doorlooptijd ongeveer zullen zijn en hoe je deze kunt beïnvloeden. Succes!