Praktische tips voor een succesvolle EcoVadis
Praktische tips voor een succesvolle EcoVadis
Een EcoVadis-beoordeling voelt vaak als het beklimmen van een berg zonder uitrusting. Je weet dat je de top wilt bereiken, maar de weg ernaartoe zit vol vragen en onverwachte hindernissen. Waar moet je precies beginnen, welke documenten zijn echt nodig en hoe voorkom je dat je maandenlang aan de verkeerde dingen werkt?
In dit artikel lees je concrete stappen die je vandaag nog kunt zetten. We gaan voorbij de algemene theorie en duiken in de praktische details die het verschil maken tussen een gemiddelde score en een uitstekende beoordeling. Laten we beginnen.
Waarom je voorbereiding het halve werk is
Veel bedrijven starten met het invullen van de vragenlijst alsof het een race is. Ze klikken door de secties heen, plakken antwoorden van elders en hopen op het beste. Dat is precies de valkuil.
Een succesvolle EcoVadis-score begint namelijk nog vóór je inlogt op het platform. Het begint bij het begrijpen van wat er eigenlijk gevraagd wordt. EcoVadis kijkt niet alleen naar wat je zegt, maar vooral naar wat je bewijst.
Stel je eens voor: je hebt een prachtig beleid opgesteld over eerlijke concurrentie. Mooi papier, mooie woorden. Maar als er geen enkel bewijs is dat je collega’s dit beleid daadwerkelijk kennen of toepassen, telt het voor EcoVadis niet mee. Het draait allemaal om de driehoek: Beleid, Acties en Resultaten. Zonder bewijsmateriaal is het een lege huls.
Stap 1: De inventarisatie van je bewijslast
De eerste stap is er een die veel organisaties overslaan omdat hij saai lijkt: het verzamelen van je bewijsmateriaal. Maar bedenk dit: een beoordelaar van EcoVadis zit niet bij jou op kantoor. Die persoon zit in Parijs of Singapore en moet aan de hand van jouw uploads begrijpen hoe jouw bedrijf werkt.
Start met een simpele map op je computer. Maak mappen aan voor elke pijler: Milieu, Arbeid & Mensenrechten, Ethisch en Duurzaam Inkopen.
Voor elke map zoek je drie dingen:
- Een beleidsdocument (het 'wat').
- Een procedure of actieplan (het 'hoe').
- Een resultaat of monitoring (het 'bewijs').
Heb je bijvoorbeeld een beleid voor energiebesparing? Mooi. Zoek dan de notulen van de vergadering waar dit is besproken, de energierekening van afgelopen jaar en een plan voor komend jaar. Zonder deze drie elementen is je verhaal incompleet.
Stap 2: Focus op de juiste beleidsdocumenten
Je hoeft niet elk document te hebben dat je bedrijf ooit heeft geproduceerd. Kies voor de documenten die het meeste gewicht in de schaal leggen.
Denk aan een Gedragscode (Code of Conduct). Dit is een basisdocument dat bijna elke organisatie moet hebben. Het vertelt hoe je omgaat met collega’s, leveranciers en de maatschappij.
Een andere belangrijke is het leverancierscontract. EcoVadis kijkt kritisch naar hoe jij je toeleveranciers controleert. Heb je standaardclauses in je contracten opgenomen over milieu en mensenrechten? Zorg dat je deze contracten paraat hebt.
Let op: de documenten moeten actueel zijn. Een beleid uit 2019 dat nooit is geüpdate, wekt de indruk dat het stof ligt te happen. Zorg dat er een datum op staat die recent is, of update het document formeel.
Stap 3: Het verhaal vertellen achter de cijfers
Veel bedrijven denken dat EcoVadis alleen gaat over harde cijfers, zoals CO2-uitstoot of ziekteverzuim. Natuurlijk zijn die cijfers belangrijk, maar de context is net zo cruciaal.
Stel je voor dat je verzuimcijfer iets hoger is dan gemiddeld. Als je dit zomaar invoert zonder uitleg, ziet de beoordelaar alleen een risico. Maar als je uitlegt: "We hebben afgelopen jaar een nieuw verzuimbeleid ingevoerd waardoor we meer ziektegevallen melden, maar de duur van ziekte verlagen", dan laat je zien dat je proactief handelt.
Het gaat erom dat je laat zien dat je nadenkt over je impact. Je hoeft geen perfect bedrijf te zijn. Je moet wel een bedrijf zijn dat werkt aan verbetering.
Stap 4: De kracht van specifieke acties
Een veelgemaakte fout is het noemen van vage plannen. "We gaan volgend jaar kijken naar onze CO2-uitstoot" is geen actie. Dat is een idee.
Een actie is concreet. "We hebben besloten om over te stappen op 100% groene stroom per 1 januari 2025 en hebben hiervoor een contract ondertekend met leverancier X." Dat is een actie.
Wil je je score op het gebied van de CO2-Prestatieladder verbeteren of simpelweg je ecologische voetafdruk verkleinen? Dan is het essentieel om te weten hoe je dit structureel aanpakt. Wil je hier meer over weten? Lees dan verder in ons artikel over Alles over CO2-Prestatieladder: de complete gids voor 2025. Dit helpt je om je ecologische doelen scherper te krijgen, wat direct je EcoVadis-score beïnvloedt.
Zorg dat elke actie die je noemt, voorzien is van een datum en een verantwoordelijke persoon. Dat toont aan dat je bedrijf de actie serieus neemt en niet alleen op papier bestaat.
Stap 5: Scope 2 emissies en energieverbruik
Een specifiek aandachtspunt voor veel bedrijven is het energieverbruik. EcoVadis vraagt hier gedetailleerd naar. Je moet weten hoeveel energie je verbruikt, waar die vandaan komt en wat je doet om dit te verminderen.
Het kan overweldigend zijn om dit in één keer goed te zetten. Vooral als je te maken hebt met meerdere locaties of complexe energiecontracten.
Om je hierop voor te bereiden, is het slim om je zaken op orde te hebben. Bekijk of je al klaar bent voor de nieuwe regels rondom Scope 2 emissies. Onze scope 2 emissies checklist: ben je er klaar voor? geeft je een helder overzicht van wat je moet verzamelen. Dit voorkomt dat je op het laatste moment nog moet gaan speuren naar facturen van drie jaar geleden.
Probeer je energieverbruik te koppelen aan een doel. "We hebben 10% minder elektriciteit verbruikt ten opzichte van vorig jaar door het vervangen van TL-verlichting door LED." Dat is een verhaal dat scoort.
Stap 6: Duurzaam inkopen is een speerpunt
Veel bedrijven scoren laag op de pijler 'Duurzaam Inkopen'. Dit komt omdat ze vooral kijken naar hun eigen kantoorprocessen en niet naar wat hun leveranciers doen.
EcoVadis wil weten of jij je leveranciers aanstuurt op duurzaamheid. Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kunt beginnen met een eenvoudige enquête naar je top 10 leveranciers. Vraag hen naar hun beleid op het gebied van mensenrechten of milieu.
Als je eenmaal een emissiereductieplan hebt opgesteld, is het logisch om dit door te trekken in je inkoopbeleid. Je wilt immers dat je leveranciers meegaan in jouw ambities. Bekijk hier hoe je een dergelijk plan stap voor stap opzet: emissie-reductieplan behalen: stappenplan van A tot Z. Dit helpt je om niet alleen intern, maar ook extern je impact te verduidelijken.
Let op dat je niet te veel vraagt in één keer. Begin met de leveranciers die de grootste impact hebben op je footprint. Dat maakt het beheersbaar.
Stap 7: Voorkom de veelgemaakte fouten
Zelfs met de beste voorbereiding kun je de mist ingaan. Sommige fouten zijn zo typerend dat ze bijna een patroon vormen.
Een bekend voorbeeld is het uploaden van het verkeerde type bestand. EcoVadis accepteert niet alle formaten, en sommige documenten zijn te groot of niet leesbaar voor de beoordelaar.
Een andere fout is het ontbreken van een handtekening of datum op beleidsdocumenten. Een document zonder datum zegt niets over de geldigheid op het moment van beoordeling.
Om deze valkuilen te omzeilen, is het handig om te weten wat anderen vaak verkeerd doen. In dit artikel vind je een overzicht van de meest voorkomende problemen: Veelgemaakte fouten bij EcoVadis die je wilt vermijden. Door dit te lezen, bespaar je jezelf een hoop frustratie en een lagere score.
Stap 8: De interne coördinatie
EcoVadis is zelden een taak voor één persoon. Vaak is het een project waar HR, Inkoop, Facility en Management bij betrokken zijn.
Zorg voor een duidelijke regisseur. Iemand die de vragenlijst beheert, deadlines bewaakt en de documenten verzamelt. Zonder een duidelijke eigenaar blijven documenten liggen en ontstaat er chaos.
Plan interne sessies om de vragenlijst gezamenlijk door te nemen. Dit voorkomt dat afdelingen langs elkaar heen werken. Bovendien leer je zo je eigen bedrijf beter kennen. Wie doet eigenlijk wat op het gebied van ethical compliance?
Stap 9: De nabespreking en verbetering
Nadat je de beoordeling hebt ingediend, begint het wachten. Meestal duurt dit een aantal weken. Als de score binnenkomt, is de eerste reactie vaak: "Is dit alles?"
Een score van 50 of 60 punten voelt misschien als een voldoende, maar voor veel grote opdrachtgevers is het onvoldoende. Zie de ontvangen score niet als een eindstation, maar als een startpunt voor verbetering.
EcoVadis geeft aan waar je punten verliest. Gebruik deze feedback. Als je een 'nul' hebt gekregen op een specifieke vraag, weet je dat je hier de volgende keer bewijs moet uploaden.
Het is een cyclus van doen, meten, verbeteren en opnieuw doen. Bedrijven die elk jaar een stapje beter worden, uiteindelijk de hoogste scores behalen.
Stap 10: De rol van het management
Als laatste, maar zeker niet de minste: het managementcommitment. EcoVadis wil zien dat het hoger management betrokken is bij duurzaamheid.
Het helpt enorm als de directie het beleid ondertekent. Maar nog beter is het als het management actief spreekt over duurzaamheid tijdens vergaderingen of in interne nieuwsbrieven.
Zonder steun van de top blijven duurzaamheidsinitiatieven vaak hangen op de werkvloer. Zorg dat het bestuur begrijpt dat EcoVadis niet alleen een certificaat is, maar een weerspiegeling van hoe het bedrijf in de markt staat.
Een succesvolle EcoVadis is geen toeval. Het is het resultaat van gestructureerde voorbereiding, heldere communicatie en het verzamelen van de juiste bewijzen. Door bovenstaande stappen methodisch te volgen, leg je een stevig fundament voor een hoge score en een duurzamere toekomst voor je organisatie.