RI&E: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
RI&E: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
Als ondernemer wilt u weten waar u aan toe bent. De kosten voor een RI&E variëren van enkele honderden tot duizenden euro’s, afhankelijk van uw situatie. De doorlooptijd is meestal tussen de 2 en 6 weken. Dit hangt volledig af van de grootte van uw bedrijf, het aantal vestigingen en hoe complex uw werkprocessen zijn.
Een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is verplicht voor bijna elk bedrijf in Nederland. Toch is het voor veel ondernemers een vaag begrip. Het voelt als een verplicht nummertje, iets dat ‘moet’ van de wet. Maar het is veel meer dan dat. Het is een blauwdruk voor de veiligheid en gezondheid van uw team.
In dit artikel kijken we verder dan alleen de cijfers. We duiken in de echte kosten, de tijd die het kost en geven u concrete handvatten om dit project soepel te laten verlopen. Zonder ingewikkelde jargon, maar wel met scherpe inzichten.
Waarom de kosten zo hard kunnen verschillen
U vraagt twee offertes op en de prijzen liggen kilometers uit elkaar. Hoe kan dat? De ene partij rekent €500, de ander €2.500 voor wat in essentie hetzelfde werk lijkt. Het verschil zit hem in de aanpak en de diepgang.
Een simpele, generieke RI&E die alleen een standaardlijstje afvinkt, is goedkoop. Maar heeft u er wat aan? Een goede RI&E moet passen bij uw bedrijf. Een kantoor met tien mensen die vooral achter een beeldscherm zitten, heeft andere risico’s dan een metaalbedrijf met gevaarlijke machines of een schildersbedrijf met chemische stoffen.
De kosten worden dus bepaald door:
- De branche waarin u werkt (risicovol of niet?).
- Het aantal medewerkers (en hun verschillende functies).
- Het aantal vestigingen dat u heeft.
- De vraag of u zelf de RI&E wilt schrijven of dit wilt uitbesteden.
Let op: de goedkoopste optie is niet altijd de beste. Een slordige RI&E kan later voor problemen zorgen bij een inspectie van de Arbeidsinspectie.
De doorlooptijd: van snelle scan tot diepgaand traject
De doorlooptijd hangt sterk samen met de kosten en de complexiteit. Voor een klein bedrijf met weinig risico’s kan het in een week geregeld zijn. Voor een groter bedrijf met meerdere afdelingen en complexe processen, bent u al snel een maand verder.
Het proces verloopt meestal in fases:
- Intake: Kennismaking en het verzamelen van gegevens.
- Bezoek: Een expert loopt door uw bedrijf (of u doet dit zelf).
- Uitwerking: De risico’s worden op papier gezet.
- Evaluatie: Het Plan van Aanpak wordt geschreven.
Elke fase kost tijd. Als u zelf al veel informatie heeft verzameld, bespaart u tijd (en geld). Als u nog moet beginnen met het organiseren van uw bedrijfsgegevens, duurt het langer.
Wie voert de RI&E uit?
Er zijn drie hoofdkeuzes voor het uitvoeren van de RI&E. Elk heeft zijn eigen voor- en nadelen.
1. Zelf doen
Veel ondernemers kiezen ervoor om de RI&E zelf te doen. Dit is de goedkoopste optie qua geld, maar het kost wel veel tijd. U moet de wet- en regelgeving goed kennen en objectief naar uw eigen bedrijf kunnen kijken.
Voordeel: Goedkoop, u leert uw eigen bedrijf enorm goed kennen.
Nadeel: Tijdrovend, risico op fouten, en u mist de objectiviteit van een buitenstaander.
2. Een externe adviseur inhuren
Dit is de meest gekozen optie voor het mkb. Een gecertificeerde adviseur komt langs, bekijkt alles en stelt de RI&E op. Dit is vaak een vereiste als u een vangnetregeling of certificering wilt.
Voordeel: Kwaliteit gegarandeerd, objectief oordeel, sneller klaar.
Nadeel: Hogere kosten.
3. Gebruikmaken van een branche-RI&E
Voor veel branches bestaan er kant-en-klare RI&E’s. Deze zijn specifiek voor uw sector opgesteld. Dit is vaak een goedkope en snelle oplossing.
Voordeel: Snel, goedkoop, specifiek voor uw sector.
Nadeel: Soms te algemeen voor uw unieke situatie.
Concrete kostenplaatjes: wat kunt u verwachten?
Om u een beeld te geven, hieronder een indicatie van de kosten. Deze bedragen zijn exclusief BTW en kunnen per bedrijf verschillen.
Klein bedrijf (t/m 10 medewerkers)
Voor een klein bedrijf met weinig risico’s (bijvoorbeeld een kantoor) liggen de kosten vaak tussen de €400 en €800. Dit is vaak een online tool of een korte begeleiding door een adviseur.
Middelgroot bedrijf (10 - 50 medewerkers)
Hier wordt het serieuzer. Er zijn vaak meerdere afdelingen en de risico’s lopen uiteen. Verwacht kosten tussen de €900 en €2.500. Dit is inclusief een bezoek aan de zaak en het opstellen van een Plan van Aanpak.
Groot bedrijf (> 50 medewerkers)
Voor grote bedrijven of bedrijven met hoge risico’s (bouw, zorg, industrie) zijn de kosten vaak €2.500 of meer. Dit traject duurt langer en vereist diepgaand onderzoek.
Hoe beïnvloedt u de kosten zelf?
U heeft zelf veel invloed op de uiteindelijke rekening. Door slim te werk te gaan, kunt u honderden euros besparen.
1. Doe uw huiswerk vooraf
Verzamel alvast belangrijke documenten: contracten, veiligheidsbladen van chemicaliën, uw huidige ontruimingsplan en klachtenregistraties. Hoe meer informatie u direct kunt geven, hoe minder tijd een adviseur kwijt is.
2. Richt een preventieteam op
Schakel uw medewerkers in. Zij weten als geen ander waar de risico’s zitten op de werkvloer. Door zelf een voorbereiding te doen, kan de adviseur direct aan de slag met de evaluatie in plaats van het inventariseren.
3. Kies voor een branchetool
Kijk of er voor uw sector een gecertificeerde RI&E-tool bestaat. Dit is vaak veel voordeliger dan een maatwerktraject.
4. Vraag offertes op bij meerdere partijen
Vergelijk niet alleen de prijs, maar ook wat er inbegrepen is. Zit het Plan van Aanpak erbij? Is de begeleiding bij de uitvoering inbegrepen?
Als u deze stappen volgt, bent u vaak goedkoper uit en heeft u een betere RI&E. Het is slim om uzelf eerst goed te verdiepen in Alles over RI&E en Arbobeleid: de complete gids voor 2025 voordat u offertes aanvraagt.
De doorlooptijd versnellen: praktische tips
De doorlooptijd kan soms tegenvallen. Vooral als u zelf druk bent met de dagelijkse gang van zaken. Hoe zorgt u ervoor dat het proces niet blijft liggen?
De belangrijkste factor is besluitvaardigheid. Wanneer de adviseur een concept-RI&E stuurt, moet u deze snel controleren en accorderen. Uitstel van uw kant betekent uitstel van het hele project.
Een andere manier om tijd te winnen, is het direct opzetten van het Plan van Aanpak. Dit is het document waarin u schrijft hoe u de gevonden risico’s gaat oplossen. Dit hoeft niet pas aan het einde van het traject gemaakt te worden. U kunt dit het beste direct aanpakken. Voor een handig overzicht kunt u kijken naar Plan van Aanpak behalen: stappenplan van A tot Z. Dit helpt u om de volgende stappen helder te krijgen.
De RI&E is klaar, en nu?
Veel ondernemers denken dat het project klaar is zodra de handtekening onder de RI&E staat. Helaas, dan begint het pas. De wet verplicht u namelijk om actie te ondernemen. Dit staat in het Plan van Aanpak.
U moet maatregelen nemen om de risico’s te verkleinen. Denk aan het aanschaffen van PBM’s (Persoonlijke BeschermingsMiddelen), het verbeteren van de werkplek of het geven van extra trainingen.
Een cruciale rol hierin is weggelegd voor de preventiemedewerker. Dit is een medewerker die u aanwijst om te helpen bij de uitvoering van het arbobeleid. Veel ondernemers weten niet precies wat deze persoon moet doen. Het is verstandig om hier aandacht aan te besteden. Bekijk daarom preventiemedewerker behalen: stappenplan van A tot Z om te zien hoe u dit rol goed invult.
Veelgestelde vragen over kosten en tijd
Om de laatste twijfels weg te nemen, beantwoorden we hieronder een paar veelvoorkomende vragen.
Is een RI&E verplicht voor een eenmanszaak?
Ja, in principe wel. Als u werkt met gevaarlijke stoffen of machines, is het zeker verplicht. Voor kantoorwerk is het vaak minder complex, maar u bent niet vrijgesteld.
Wat als de inspectie langskomt en de RI&E is niet op orde?
Dan kunnen er hoge boetes volgen. Daarnaast kan de inspectie uw bedrijf stilleggen als er direct gevaar is voor uw medewerkers.
Hoe vaak moet de RI&E worden geactualiseerd?
Minimaal eens per vijf jaar, of eerder als er iets verandert in uw bedrijf. Denk aan een verhuizing, de komst van nieuwe machines of een uitbreiding van het personeel.
Het belang van de arbocatalogus
Naast de RI&E is er nog een document waar u rekening mee moet houden: de arbocatalogus. Dit is een lijst met oplossingen voor risico’s die vaak voorkomen in uw branche. Veel bedrijven vergeten deze te checken, maar het is essentieel voor een goede RI&E. De Arbocatalogus fungeert als een soort handleiding voor veilig werken in uw sector.
Als u twijfelt of u alles op orde heeft, kunt u gebruikmaken van een handig hulpmiddel. Met de arbocatalogus checklist: ben je er klaar voor? kunt u controleren of u voldoet aan de eisen van uw branche. Dit voorkomt vervelende verrassingen.
Conclusie: investeer verstandig
De kosten en doorlooptijd van een RI&E zijn variabel, maar ze zijn voorspelbaar. Door uw huiswerk te doen, de juiste partij te kiezen en de processen slim in te richten, houdt u de kosten binnen de perken en de doorlooptijd kort.
Zie de RI&E niet als een last, maar als een investering in de toekomst van uw bedrijf. Een veilige werkomgeving zorgt voor minder ziekteverzuim, een betere sfeer en een hogere productiviteit. Bovendien slaapt u als ondernemer een stuk rustiger als u weet dat u voldoet aan de wet.
Neem de tijd om de bovenstaande stappen door te nemen. Vergelijk offertes, check de arbocatalogus en zet de juiste mensen in. Dan wordt de RI&E geen kostenpost, maar een waardevol instrument voor uw bedrijf.