VCA certificaat: wat zijn de kosten en doorlooptijd?

Thomas Bakker

Redacteur KVGM & Veiligheid

VCA certificaat: wat zijn de kosten en doorlooptijd?

Een VCA certificaat kost voor een individuele medewerker al vanaf ongeveer 100 euro, en de totale doorlooptijd voor een heel bedrijf ligt meestal ergens tussen de 4 en 6 maanden. Dat klinkt misschien als een simpele vraag met een kort antwoord, maar in de praktijk zit er vaak meer achter. Het hangt er namelijk heel erg van af of je net begnt, of dat je bedrijf al groter is en misschien wel VCA** nodig heeft. Het is dus slim om even door te lezen, zodat je precies weet wat je te wachten staat.

Waarom eigenlijk die kosten en die wachttijd?

Stel je voor: je bent ZZP’er of je werkt bij een bedrijf in de bouw, techniek of logistiek. Overal waar je werkt, zijn risico’s. Een VCA certificaat (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers) is eigenlijk een bewijs dat je weet hoe je veilig moet werken. Het is niet alleen een papiertje, het toont aan dat je bedrijf of jijzelf als medewerker de regels kent die horen bij het werk. Denk aan het dragen van de juiste kleding, het veilig omgaan met gereedschap en het herkennen van gevaarlijke situaties.

De reden dat het soms even duurt, is omdat het niet alleen om een examen gaat. Een bedrijf moet eerst laten zien dat het de veiligheidsregels echt naleeft. Dat betekent dat er documenten moeten komen, procedures moeten worden opgesteld en dat iedereen op de werkvloer moet weten wat er van hem of haar wordt verwacht. De kosten zijn opgebouwd uit examens, cursussen en soms de hulp van een externe adviseur.

De kosten: van losse examens tot complete bedrijfstrajecten

Het is handig om de kosten in twee groepen te verdelen: kosten voor individuele medewerkers en kosten voor het hele bedrijf.

De individuele kosten voor een VCA-diploma

Voor een medewerker die alleen een examen hoeft te doen, zijn de kosten vaak het laagst. Je kunt een examenboeken VCA al volgen voor rond de 90 tot 110 euro, exclusief BTW. Als je een cursus wilt volgen om je voor te bereiden, betaal je meer. Een dagcursus inclusief examen ligt vaak tussen de 150 en 250 euro. Dit hangt af van de aanbieder en of je kiest voor een klassikale cursus of een online e-learning.

Let op: de prijs kan iets hoger uitvallen als je kiest voor het Basis VCA (VCA VOL) of het VCA voor leidinggevenden (VCA VIL). De examens zijn vaak hetzelfde, maar de voorbereiding kan verschillen.

De kosten voor VCA certificering van een bedrijf

Als je bedrijf gecertificeerd wil worden (VCA** of VCA Petrochemie), dan komen hier heel andere kosten bij kijken. Dit is veel meer dan alleen examens voor personeel. Je moet denken aan:

• Interne uren: Iemand van het bedrijf moet de administratie en de veiligheidsdocumenten regelen.
• Externe hulp: Veel bedrijven huren een consultant in om het proces te begeleiden. Dit kan enkele duizenden euros kosten, afhankelijk van de grootte van het bedrijf.
• De audit: Een onafhankelijke certificerende instelling (zoals Kiwa, TÜV of DEKRA) komt op bezoek. Dit bezoek kost geld.

Een klein bedrijf met 10 man kan voor het hele VCA** traject (inclusief hulp) denken aan 2000 tot 4000 euro. Een groter bedrijf met complexe processen zal hier makkelijk overheen gaan.

De doorlooptijd: hoe lang duurt het voordat je het papiertje hebt?

De doorlooptijd hangt heel erg af van wat je doel is. Gaat het om een individueel diploma of om een heel bedrijfscertificaat?

Individuele medewerkers: snel geregeld

Als je zelf je VCA wilt halen, is het vaak snel geregeld. Je schrijft je in voor een cursus, volgt die (soms in één dag) en doet direct daarna het examen. Als je slaagt, ontvang je vaak binnen een week al je digitale diploma. In theorie kun je je morgen inschrijven en over 10 dagen je certificaat hebben.

Bedrijfscertificering: een kwestie van geduld

Voor een bedrijf is het een proces. De gemiddelde doorlooptijd wordt vaak geschat op 4 tot 6 maanden. Waarom duurt dat zo lang?

1. De voorbereiding: Je moet eerst alle veiligheidsplannen schrijven. Dit kost tijd.
2. De implementatie: Je moet het echt gaan doen. Medewerkers moeten getraind worden, het materiaal moet gecontroleerd. Dit kan niet in één week.
3. De wachttijd voor de audit: De certificerende instantie heeft een wachtlijst. Je kunt niet zomaar morgen langskomen.

Als je bedrijf groter is of al VCA** wilt (wat strenger is), kan het oplopen naar 8 tot 12 maanden. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden in je planning, zeker als je een deadline hebt omdat een klant het certificaat eist.

Hoe bespaar je tijd en geld?

Je wilt natuurlijk niet te veel betalen, maar je wilt ook geen problemen krijgen met de veiligheid of de wet. Hier zijn een paar tips om het efficiënter aan te pakken.

Overweeg e-learning voor je medewerkers. Het is vaak goedkoper en flexibeler. Medewerkers kunnen de stof thuis of op een rustig moment op de zaak doen. Het nadeel is dat je zelf de discipline moet bewaken. Een klassikale cursus is duurder, maar je bent er zeker van dat iedereen aandachtig luistert.

Als bedrijf: begin op tijd met de documentatie. De meeste vertraging ontstaat omdat de benodigde papieren niet op orde zijn. Zorg dat je van tevoren een checklist hebt. Veel bedrijven maken gebruik van een zogenaamd ‘handboek VCA’. Dit zijn kant-en-klare sjablonen die je kunt aanpassen. Dat scheelt enorm veel tijd.

En vergeet niet: VCA is geen eenmalige actie. Het is een manier van werken. Als je het vanaf dag één integreert in je bedrijfsvoering, hoef je later niet alles in een keer te doen.

Verschillende niveaus, verschillende moeilijkheid

Niet elk VCA-certificaat is hetzelfde. Het is handig om te weten welk niveau je nodig hebt, want dat bepaalt de prijs en de moeilijkheid.

• VCA VOL (Basis VCA): Dit is voor medewerkers die uitvoerend werk doen. Denk aan bouw, schilderen of installatiewerk. Het examen is vrij rechttoe rechtaan.
• VCA VIL (Leidinggevenden VCA): Dit is voor leidinggevenden. Hier zitten vragen in over het aansturen van personeel en het opstellen van plannen van aanpak.
• VCA** (Bedrijfscertificatie): Dit is voor bedrijven die het zwaarder aanpakken. Hierbij moet het hele bedrijfssysteem op orde zijn. Dit is vaak wat ingewikkelder en duurt langer.

Voor specifieke sectoren, zoals de petrochemie, is er VCA Petrochemie. Dit is nog strenger omdat de risico’s daar vaak groter zijn. De kosten en doorlooptijd liggen hier meestal wat hoger.

Stappenplan: van niets naar certificaat

Hoe pak je het nu concreet aan? Hieronder een stappenplan dat je kunt volgen.

1. Check wat je nodig hebt. Gaat het om een individueel diploma of om een bedrijfscertificaat? En welk niveau? Als je dit niet zeker weet, kun je dit lezen in dit artikel over de verplichtingen.
2. Kies een manier van leren. Wil je klassikaal, online of een mix?
3. Plan de examens. Zorg dat je ruim van tevoren boekt, zeker als je voor een groep wilt.
4. Voor bedrijven: Regel de documentatie. Zorg voor het veiligheidsplan, de RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) en de toolboxmomenten.
5. Voer de audit uit. De inspecteur komt langs. Zorg dat iedereen weet wat er speelt.

Als je twijfelt of je het allemaal zelf kunt, of dat je hulp nodig hebt, is het verstandig om je eerst goed in te lezen. Er zijn veel verschillende aspecten aan VCA. Zo is het slim om te weten wat de exacte voorwaarden zijn voor jouw situatie. Je kunt meer lezen over de complete gids voor VCA certificering hier. Daar staan vaak details in die je helpen bij het kiezen van de juiste aanpak.

Veelgestelde vragen over kosten en tijd

Er zijn een paar vragen die constant terugkomen. Die wil ik hier even beantwoorden.

Is het verplicht voor mijn bedrijf?
Nee, in principe niet. De wet eist dat je werkt volgens de Arbowet, maar VCA is een manier om dat te bewijzen. Wel eisen steeds meer opdrachtgevers (zoals grote aannemers) dat hun onderaannemers VCA gecertificeerd zijn. Zonder certificaat kom je soms dus niet aan werk.

Kan ik mijn buitenlandse VCA omwisselen?
Soms. Er zijn internationale equivalenten. Maar vaak is het nodig om een Nederlands examen te doen, zeker als je voor een Nederlands bedrijf werkt dat aan specifieke Nederlandse regels wil voldoen.

Wat gebeurt er als ik zakt?
Dan mag je het examen opnieuw doen. Je betaalt dan wel weer het examengeld. Het is slim om eerst de cursus te doen of veel oefenexamens te maken.

Hoe lang is het certificaat geldig?
Een VCA-diploma voor een medewerker is 10 jaar geldig. Een bedrijfscertificaat (VCA**) is meestal 3 jaar geldig, waarna er een hercertificering moet plaatsvinden.

Tips voor het slagen voor je examen

Veel mensen die voor het eerst VCA doen, vinden het best spannend. Vooral als je niet zo goed bent in leren. Maar het is zeker te doen. De examens zijn multiple-choice. Dat betekent dat het antwoord er vaak al staat, je moet alleen de juiste keuze maken.

Focus je op de wetgeving. Wie is er verantwoordelijk? Wat mag wel en wat mag niet? Oefen met de gratis proefexamens die veel websites aanbieden. Die lijken precies op het echte examen. Als je een cursus volgt, zorg dan dat je de stof echt snapt en niet alleen maar uit je hoofd leert. In de praktijk helpt dat veel meer.

Als je bedrijf VCA** gaat aanvragen, is het handig om alvast te kijken naar hoe je het in de toekomst gaat bijhouden. Je wilt niet elk jaar alles opnieuw uitzoeken. Er zijn artikelen die je helpen bij het vinden van praktische tips voor een succesvolle VCA traject. Dat maakt het leven voor jezelf een stuk makkelijker.

Uiteindelijk is VCA vooral bedoeld om ongelukken te voorkomen. De kosten en de tijd die je erin steekt, verdienen zich terug in veiligheid en het kunnen aannemen van klussen. Zie het niet als een last, maar als een investering in je toekomst.

Wil je weten of het voor jouw specifieke situatie verplicht is? Dat hangt af van wat je doet en voor wie je werkt. Je kunt daarover meer lezen in deze uitleg over VCA verplichtingen. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

En mocht je nou een heel specifieke situatie hebben, bijvoorbeeld omdat je bedrijf net nieuw is of omdat je net bent overgenomen, dan verloopt de doorlooptijd vaak hetzelfde. De eerste stap is altijd het regelen van het examen voor je medewerkers. Daarna volgt het bedrijfsproces. Het is een kwestie van beginnen.

Veel succes met het behalen van je VCA certificaat! Het is een prima stap voorwaarts.