VCA toolbox: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
VCA toolbox: wat zijn de kosten en doorlooptijd?
Je wilt een VCA certificering behalen, maar je ziet door de bomen het bos niet meer. Wat ga je betalen? En hoe lang duurt het voordat je het papiertje echt in handen hebt? De kosten voor een VCA traject variëren sterk, vaak vanaf 1.200 euro tot wel 3.500 euro, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de huidige stand van zaken. De minimale doorlooptijd is drie maanden, maar in de praktijk ben je al snel zes maanden verder voordat je officieel gecertificeerd bent.
Veel ondernemers vinden het lastig om hier een goede inschatting van te maken. Het aanbod is divers en de tarieven zijn niet altijd direct duidelijk. In dit artikel duiken we dieper in op de exacte kostenposten en de realistische tijdlijnen. We kijken naar wat er echt speelt op de werkvloer en welke stappen je nu het beste kunt zetten.
De echte kosten achter een VCA certificering
De prijs die je ziet in een offerte is vaak maar een klein onderdeel van het totaalplaatje. Er zijn meer factoren die meespelen dan alleen de rekening van de certificeringsinstelling. Je moet denken aan interne uren, het aanschaffen van materiaal en het eventueel inhuren van externe hulp.
Om je een goed beeld te geven, hebben we de kosten opgesplitst in drie hoofdcategorieën. Dit helpt je om straks een eerlijke vergelijking te maken tussen verschillende offertes.
1. De kosten van de externe partijen
Dit is het bedrag dat je direct betaalt aan de instelling die de certificering uitvoert. Dit is vaak het meest zichtbare deel. Je hebt hierbij te maken met verschillende tarieven.
- De certificeringsinstelling: Dit is de organisatie die de audit komt doen. De kosten hiervan zijn vaak vast, maar verschillen per instelling. Denk aan Lloyd’s, TÜV of een andere geaccrediteerde partij.
- De begeleider of consultant: Veel bedrijven kiezen ervoor om iemand in te huren die het traject begeleidt. Dit is niet verplicht, maar het scheelt veel tijd. Een consultant rekent vaak een dagtarief.
2. De interne kosten (de stille kosten)
Dit zijn de kosten die je niet direct op een factuur ziet, maar die wel degelijk geld kosten. Je medewerkers zijn tijd kwijt aan het volgen van trainingen en het schrijven van plannen. Die uren had je ook aan productief werk kunnen besteden.
Daarnaast moet je vaak materiaal aanschaffen. Denk aan veiligheidsmiddelen, maar ook aan software voor het bijhouden van de administratie. Als je al een RI&E (Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) hebt, scheelt dat enorm. Zonder RI&E moet je dit eerst opzetten, wat veel extra tijd kost.
3. De kosten voor het handboek en de trainingen
VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers. Om hieraan te voldoen, moet je vaak een handboek hebben dat specifiek is ingericht op je bedrijf. Je kunt een kant-en-klaar handboek kopen, maar je kunt het ook zelf schrijven. Een kant-en-klaar handboek is sneller, maar minder persoonlijk. Zelf schrijven kost tijd, maar je bent wel zeker dat het klopt.
Verder zijn er kosten voor de VCA trainingen voor je medewerkers. Er zijn verschillende niveaus, zoals B-VCA of VOL-VCA. De kosten per persoon liggen meestal tussen de 100 en 200 euro per training, exclusief examen.
De doorlooptijd: van start tot certificaat
De snelheid waarmee je een certificaat kunt behalen hangt af van de complexiteit van je organisatie. Een klein bedrijf met weinig risico’s is sneller klaar dan een groot bedrijf met complexe processen. De wettelijke minimale doorlooptijd is drie maanden, maar realsitisch is zes maanden.
Het proces verloopt meestal in een paar vaste stappen. Hieronder leggen we uit wat je per fase kunt verwachten.
Stap 1: De voorbereiding en het opzetten van het systeem
De eerste fase is de belangrijkste. Hier bepaal je hoe je het VCA systeem inricht. Je moet beleid schrijven, procedures vastleggen en inventariseren welke risico’s er zijn op de werkvloer. Als je al een goed managementsysteem hebt (zoals ISO 9001), kun je hier vaak op voortborduren. Dit scheelt je enorm veel werk.
Als je vanuit het niets begint, ben je hier al snel 2 tot 3 maanden mee bezig. Je moet namelijk alle processen in kaart brengen en vastleggen. Vergeet niet dat je hierbij de input van je medewerkers hard nodig hebt.
Stap 2: De interne audit
Voordat de officiële audit plaatsvindt, is het slim om zelf een check te doen. Dit noem je een interne audit. Je loopt alle processen na en controleert of je medewerkers zich houden aan de nieuwe regels.
Als hier grote gaten zitten, moet je dit eerst oplossen. Een interne audit duurt vaak een paar dagen, afhankelijk van de grootte van je bedrijf. Het is een goede oefening voor het echte werk.
Stap 3: De certificeringsaudit
Dit is het moment dat de externe auditor langskomt. De audit zelf duurt meestal 1 tot 2 dagen. De auditor praat met je medewerkers, bekijkt de werkplekken en controleert alle documenten.
Als de auditor geen grote afwijkingen vindt, ben je direct na het bezoek ‘voorlopig’ gecertificeerd. De definitieve goedkeuring volgt zodra het rapport is goedgekeurd door de instelling. Dit duurt vaak nog een paar weken.
Wil je meer weten over wat er precies gebeurt tijdens zo’n traject? Lees dan verder in ons artikel over Alles over VCA Certificering: de complete gids voor 2025. Hierin staan alle details die je nodig hebt.
Hoe houd je de kosten laag?
Je wilt natuurlijk niet te veel betalen. Er zijn verschillende manieren om de kosten te beheersen zonder in te leveren op kwaliteit.
Een van de grootste besparingen zit in de voorbereiding. Als je zelf de tijd neemt om je zaken goed op orde te brengen, ben je minder geld kwijt aan dure consultants. Je kunt veel informatie gratis online vinden, zoals checklists en sjablonen.
Hou er rekening mee dat er altijd kosten zijn die je niet kunt vermijden. Denk aan de examenkosten voor je medewerkers en de kosten voor de audit zelf. Het loont om offertes op maat aan te vragen bij verschillende instellingen. Vraag niet alleen naar de prijs, maar ook naar wat er precies in zit. Soms zit er verschil in het aantal bezoeken dat de auditor doet.
Ben je benieuwd hoe je de kosten voor het beleid kunt inschatten? In ons artikel Hoeveel kost VCA beleid in 2025? gaan we hier dieper op in.
Is een handboek verplicht?
Een veelgestelde vraag is of je verplicht bent om een fysiek handboek te hebben. Het antwoord is nee, maar wel met een voorwaarde. VCA eist dat je beleid en procedures documenteert, maar dit mag digitaal.
Veel bedrijven kiezen toch voor een handboek omdat het overzichtelijk is. Zeker voor medewerkers die niet veel met computers werken, is een papieren versie prettig. Het is belangrijk dat iedereen weet waar de regels staan en hoe ze deze moeten vinden.
Denk je erover na of je een handboek nodig hebt? Bekijk dan onze uitleg in het artikel Is VCA handboek verplicht voor jouw bedrijf?. We leggen daar uit wat de voordelen zijn van een digitaal versus een fysiek handboek.
Praktische stappen om te starten
Als je nu wilt beginnen, zijn er een aantal concrete stappen die je kunt zetten. Dit helpt je om het overzicht te bewaren en te voorkomen dat je dingen over het hoofd ziet.
Begin met het inventariseren van je huidige situatie. Wat doe je al goed? En wat mist er nog? Vraag je medewerkers naar hun mening. Zij weten vaak precies waar de knelpunten zitten op de werkvloer.
Vervolgens moet je een plan maken. Dit plan hoef je niet in één dag af te hebben. Neem de tijd om alles goed uit te werken. Als je zelf niet goed weet hoe je moet beginnen, kan het helpen om iemand te vragen die hier ervaring mee heeft. Dit hoeft geen dure consultant te zijn; een collega van een ander bedrijf die al VCA gecertificeerd is, kan ook vaak goede tips geven.
Wil je weten hoe je je het beste kunt voorbereiden? In ons artikel Hoe bereid je je voor op VCA certificaat? geven we een handig stappenplan.
De balans opmaken
De kosten en doorlooptijd van een VCA certificering hangen af van veel factoren. Je eigen voorbereiding is de grootste bepalende factor. Als je je zaken goed op orde hebt, verloopt het proces sneller en goedkoper.
Reken op een investering vanaf 1.200 euro voor een klein bedrijf, en reken op een periode van minimaal drie tot zes maanden. Zorg dat je van tevoren weet wat je wilt en wat je al hebt. Dan sta je straks niet voor verrassingen en kun je met een gerust hart werken aan een veiligere werkomgeving.
Veel succes met het behalen van je certificaat!